Tổng đài thông minh ngày càng trở thành xu hướng quan trọng trong nâng cấp cơ sở hạ tầng kinh doanh của cả doanh nghiệp vừa và nhỏ, lẫn các tập đoàn lớn, nhằm mục tiêu phát triển kinh doanh và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Hệ thống tổng đài thông minh không chỉ đơn giản là một cải tiến của hệ thống truyền thống mà còn mang đặc điểm lưu trữ trên đám mây, hay dịch vụ tổng đài đa kênh thông minh MP Transformation. Khả năng tích hợp với các thiết bị truyền thông khác mà không yêu cầu cài đặt phần cứng là một điểm mạnh lớn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường tính linh hoạt và tính năng so với các tổng đài truyền thống đã lạc lõng trong quá khứ.
Tổng đài thông minh hay còn gọi là hệ thống tổng đài ảo, là một đột phá trong việc xây dựng hệ thống tổng đài điện thoại hoàn toàn trên nền tảng đám mây, cho phép quyền truy cập máy chủ thông qua kết nối internet. Điều này mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài đám mây, giảm bớt nhu cầu sở hữu máy chủ chuyên dụng để triển khai dịch vụ điện thoại qua internet tại văn phòng.
Hệ thống tổng đài ảo thông minh mang đến hiệu quả tối ưu về chi phí và thời gian cho doanh nghiệp
Máy chủ PBX trong hệ thống tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn giảm áp lực về không gian, so với việc triển khai máy chủ truyền thống đắt đỏ và chiếm nhiều diện tích. Điểm đáng chú ý là các tổng đài truyền thống thường phức tạp và rườm rà, làm cho các hệ thống dựa trên đám mây trở nên phổ biến hơn. Nhờ vào những cải tiến đáng tin cậy, hệ thống tổng đài thông minh hiện đại đem đến sự ổn định và linh hoạt, đồng thời giảm bớt độ phức tạp cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai.
>>> Tìm hiểu thêm: AI Contact Center – Tổng đài ảo ứng dụng công nghệ AI
Hệ thống tổng đài ảo vận hành thông qua việc liên kết mọi thiết bị, từ PC, Laptop cho đến Smartphone, với nền tảng điện thoại dựa trên đám mây của bạn. Để sử dụng tổng đài đám mây này, bạn có thể lựa chọn một hệ thống điện thoại IP hoặc tận dụng các điện thoại analog hiện có, sau đó kết nối chúng với thiết bị VoIP Gateway.
Quá trình này tạo ra một hệ thống linh hoạt, cho phép bạn truy cập và quản lý dịch vụ điện thoại từ mọi nơi có kết nối internet. Tổng đài thông minh không chỉ giúp tối ưu hóa tài nguyên mà còn mang lại tính linh hoạt cao, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc qua các thiết bị thông tin và truyền thông khác nhau.
Lắp đặt tổng đài thông minh mang lại một loạt lợi ích, khiến cho việc chuyển đổi từ tổng đài truyền thống trở nên hấp dẫn và hiệu quả. Cụ thể:
Lắp đặt tổng đài ảo tự động tích hợp công nghệ thông minh mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Các lĩnh vực sử dụng hệ thống tổng đài thông minh đang ngày càng mở rộng, tận dụng những ưu điểm linh hoạt và tiện lợi mà nó mang lại. Dưới đây là một số ngành nghề mà việc triển khai hệ thống tổng đài ảo là lựa chọn thông minh:
Trong lĩnh vực spa, việc quản lý cuộc gọi của khách hàng là một thách thức. Hệ thống tổng đài ảo giúp tối ưu hóa quy trình này bằng cách tự động xử lý cuộc gọi và chuyển hướng chúng vào hàng đợi khi nhân viên bận, giúp đảm bảo không bỏ lỡ khách hàng quan trọng.
Các công ty tư vấn luật có thể tận dụng tổng đài ảo để tự động trả lời cuộc gọi và kết nối khách hàng với chuyên gia phù hợp. Điều này giúp tăng cường khả năng tiếp cận của người dân với các dịch vụ tư vấn pháp lý.
Trong ngành vận tải, hệ thống tổng đài ảo có thể hiển thị thông tin của khách hàng khi họ gọi đến, giúp quá trình giao tiếp trở nên thuận lợi và hiệu quả. Thông tin này có thể giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tốt hơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Trong lĩnh vực y tế, hệ thống tổng đài tự động thông minh giúp người bệnh dễ dàng đặt lịch khám và giảm thời gian chờ đợi tại bệnh viện. Người bệnh cũng có thể kiểm tra thông tin về tình trạng bệnh lý của mình thông qua hệ thống, tạo ra sự thuận tiện và minh bạch trong quá trình chăm sóc sức khỏe.
Trong thời đại 4.0, giải pháp tổng đài ảo không chỉ đơn thuần là một công cụ giao tiếp mà còn mang đến nhiều tính năng đột phá, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là những tính năng nổi bật:
Giảm chi phí thoại thông qua tính năng tự động chuyển đầu số, tận dụng đầu số chung với nhà mạng khách hàng, giúp giảm chi phí gọi điện nội mạng. Không cần phải thuê kỹ thuật viên chuyên nghiệp để quản lý và vận hành hệ thống tổng đài. Giải pháp tổng đài ảo tự động quản lý mọi hoạt động mà không đòi hỏi sự can thiệp của nhân sự.
Tiết kiệm chi phí hơn với tổng đài thông minh
Hệ thống tổng đài trả lời tự động (IVR) đã trở thành một yếu tố quan trọng trong quy trình giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng. Khi quý khách gọi điện đến tổng đài, bạn sẽ nghe thông điệp hướng dẫn chi tiết về các tùy chọn, chẳng hạn như “Cảm ơn quý khách đã gọi đến tổng đài của chúng tôi. Để tra cứu thông tin tài khoản, vui lòng ấn phím 1. Để tư vấn và giải đáp thông tin liên quan, vui lòng ấn phím 2…”.
IVR không chỉ là một công cụ tự động hóa cuộc gọi mà còn giúp doanh nghiệp tăng cường sự chuyên nghiệp trong chăm sóc khách hàng. Hệ thống này có khả năng tự động định hướng cuộc gọi đến các bộ phận chuyên môn, giúp giải quyết vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng. Điều này giúp tăng cường trải nghiệm khách hàng và giảm thời gian chờ đợi, tạo ra một quy trình giao tiếp linh hoạt và hiệu quả.
CRM Mini – Phần mềm quản lý khách hàng đem đến sự thuận tiện và hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc thống kê và lưu trữ thông tin khách hàng. Tất cả thông tin quan trọng như tên, số điện thoại, nhu cầu cụ thể của khách hàng và lịch sử giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng được tổ chức một cách dễ dàng trên một hệ thống duy nhất.
CRM Mini giúp tránh được những sai sót trong việc nắm bắt thông tin của khách hàng, đồng thời giúp nhân viên Sales/Telesales tiết kiệm thời gian trong quá trình tư vấn. Việc này không chỉ mang lại sự chính xác và hiệu quả trong giao tiếp với khách hàng mà còn tạo nên sự chuyên nghiệp và đồng đội trong công việc kinh doanh. Đối với doanh nghiệp, CRM Mini không chỉ là phần mềm quản lý khách hàng mà còn là một công cụ hỗ trợ quan trọng trong quá trình phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Việc tạo và sử dụng phiếu ghi (Ticket) đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các tương tác của doanh nghiệp với khách hàng. Phiếu ghi không chỉ là công cụ hữu ích để ghi nhận mà còn hỗ trợ quá trình xử lý các vấn đề và yêu cầu từ phía khách hàng, nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ.
Với việc sử dụng phiếu ghi, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng quản lý thông tin và theo dõi mọi hoạt động tương tác với khách hàng. Điều này không chỉ giúp nhân viên nội bộ nhanh chóng tiếp nhận thông tin mà còn hỗ trợ trong việc xử lý vấn đề, theo dõi tiến trình công việc, và báo cáo tình trạng công việc một cách chính xác và đầy đủ cho doanh nghiệp.
Ghi âm cuộc gọi là một tính năng quan trọng trong hệ thống tổng đài thông minh, giúp doanh nghiệp ghi lại mọi cuộc gọi đi và đến của nhân viên. Tự động ghi âm không chỉ lưu trữ thông tin quan trọng từ cuộc gọi mà còn ghi nhận lời thoại tư vấn của nhân viên Sales/Telesales. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là cho các nhà lãnh đạo.
Việc có mọi cuộc gọi được ghi âm giúp nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi và kiểm tra chất lượng cuộc gọi cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng. Bằng cách này, họ có thể nghe lại và đánh giá các cuộc gọi, kiểm tra hiệu suất của từng nhân viên. Thông qua việc đánh giá này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược và đào tạo nhân viên sao cho phù hợp và cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Giải pháp tổng đài thông minh đem đến khả năng chăm sóc khách hàng 24/7, đảm bảo rằng mọi cuộc gọi từ khách hàng sẽ được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhân viên có thể dễ dàng nghe gọi trên nhiều thiết bị khác nhau như PC, laptop hay điện thoại di động cá nhân, đồng thời đảm bảo chất lượng cuộc gọi luôn ổn định, không gặp trục trặc.
CSKH 24/7 nhanh chóng – tiện lợi với tổng đài ảo tự động thông minh
Tính năng chuyển hướng cuộc gọi theo các tiêu chí cụ thể giúp tự động điều hướng cuộc gọi đến nhân viên Sales/Telesales hoặc các bộ phận chuyên môn khác nhau. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin, từ đó cung cấp hỗ trợ phù hợp với từng nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Ngoài ra, tính năng chuyển hướng cuộc gọi vào số điện thoại di động cá nhân của nhân viên đảm bảo rằng mọi cuộc gọi sẽ được nhận và xử lý kịp thời, ngay cả khi nhân viên không ở trực tuyến trên máy nhánh. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với yêu cầu khách hàng.
Nâng cấp lên tổng đài ảo và loại bỏ tổng đài cũ lỗi thời là một quyết định thông minh cho nhiều lý do. Dưới đây là 5 lý do bạn nên xem xét để chuyển đổi sang tổng đài ảo tự động thông minh:
Thiết lập tổng đài ảo thông minh nhanh chóng và không tốn kém là một quyết định sáng tạo đối với doanh nghiệp. So với việc sử dụng tổng đài truyền thống, bạn không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn giảm bớt gánh nặng tài chính đáng kể. Điều này là do giải pháp tổng đài thông minh được lưu trữ trên đám mây, loại bỏ hoàn toàn nhu cầu phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp và đắt đỏ.
Việc này không chỉ mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp mà còn giúp giảm áp lực tài chính đối với các chi phí cài đặt và bảo trì phần cứng. Bạn chỉ cần tập trung vào việc sử dụng phần mềm mà không cần đau đầu về việc quản lý thiết bị, tiết kiệm nhiều chi phí và công sức quản lý. Vậy nên, quá trình chuyển đổi sang tổng đài ảo tự động thông minh không chỉ nhanh chóng mà còn mang lại lợi ích kinh tế to lớn cho doanh nghiệp của bạn.
Khả năng mở rộng là một yếu tố không thể phủ nhận khi xem xét lợi ích của việc chuyển sang tổng đài thông minh. Các nhà cung cấp thường áp dụng mô hình tính phí dựa trên sự sử dụng băng thông. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ chỉ thanh toán cho lượng tài nguyên mà họ thực sự sử dụng, làm cho quá trình mở rộng trở nên dễ dàng và linh hoạt.
Mô hình chi phí linh hoạt này rất lợi ích khi doanh nghiệp cần thêm người dùng hoặc giảm số lượng người dùng. Bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn thực sự sử dụng, giúp tối ưu hóa chi phí và ngăn chặn việc trả tiền cho những tài nguyên không cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng nhu cầu mở rộng mà không lo lắng về chi phí không kiểm soát.
Tổng đài ảo thông minh giúp cho khả năng mở rộng và tích hơp tuỳ biến được dễ dàng hơn
Tích hợp dễ dàng là một trong những lợi ích quan trọng khi sử dụng tổng đài PBX. Việc tích hợp với các phần mềm CRM/ERP hay các ứng dụng bán hàng khác trở nên tự động và đơn giản. Nhờ đó, dữ liệu giữa các hệ thống được kết nối một cách mượt mà, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc.
Tính năng Call Center là một phần quan trọng của hệ thống tổng đài ảo thông minh. Với khả năng đáp ứng đồng thời số lượng lớn cuộc gọi, không bao giờ có tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Hệ thống này linh hoạt và có thể hoạt động hiệu quả ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, không bị ràng buộc địa lý.
Hệ thống tổng đài ảo thông minh còn mang lại lợi ích về chi phí cước gọi. Việc tiết kiệm hơn 40% chi phí cước gọi thoại, kết hợp với khả năng gọi nội bộ miễn phí ở mọi nơi, giúp doanh nghiệp giảm áp lực về chi phí liên quan đến truyền thông và tiếp thị.
Hiện nay, trong lĩnh vực cung cấp giải pháp tổng đài ảo, OMIBot đang tỏ ra là một đối tác đáng tin cậy và hiệu quả cho doanh nghiệp. Với sự chuyên nghiệp và đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm, OMIBot không chỉ cung cấp một giải pháp tổng đài ảo mà còn đem lại nhiều tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình chăm sóc khách hàng và tương tác với họ.
OMIBot tự tin khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực này và luôn lắng nghe ý kiến đóng góp từ khách hàng để liên tục cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ. Việc tận tâm và không ngừng phát triển giúp OMIBot đứng vững và đáp ứng được nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác uy tín để triển khai giải pháp tổng đài ảo, OMIBot là lựa chọn đáng xem xét. Họ có trụ sở trên toàn quốc, sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra, quý vị cũng có thể tham khảo thêm về giải pháp AI Call Center một giải pháp tổng đài ảo CSKH chuyên nghiệp mà MP Transformation đang cung cấp cho nhiều doanh nghiệp.
Lời kết
Tổng đài ảo thông minh đã chứng minh là một bước tiến quan trọng, giúp doanh nghiệp thúc đẩy hiệu suất và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả. Sự linh hoạt và tính năng độc đáo của Tổng đài thông minh đã tạo ra những thay đổi đáng kể trong cách doanh nghiệp tiếp cận và tương tác với khách hàng. Đặc biệt, khả năng mở rộng của hệ thống này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng phục vụ đối tác và người tiêu dùng.
Với tổng đài thông minh, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo một môi trường làm việc hiện đại và hiệu quả. Đây thực sự là công nghệ mà mọi doanh nghiệp nên xem xét và tích hợp để thúc đẩy sự phát triển và đáp ứng nhanh chóng với nhu cầu thị trường ngày càng khắc nghiệt.
MP Transformation: Giải pháp Contact Center và CSKH ứng dụng công nghệ AI
– Trụ sở chính: Tầng 10, tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
– Chi nhánh Hà Nội: Lô S5-7, đường Triều Khúc, Thanh Trì, Hà Nội.
– Chi nhánh Đà Nẵng: Số 06 Trần Phú, Phường Thạch Thang, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
– Chi nhánh T.p Hồ Chí Minh: 36-38A Trần Văn Dư, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
– Hotline: 1900 585853
– Email: contact@mpt.com.vn
Để tìm hiểu thêm về MP Transformation, hãy theo dõi và tương tác với chúng tôi trên các trang mạng xã hội
Tầng 10, tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
1900585853
contact@mpt.com.vn
