Outbound Call Center – Giải pháp Marketing giúp tăng hiệu suất kinh doanh

Tổng đài chăm sóc khách hàng không chỉ có mục đích tăng trải nghiệm của người tiêu dùng mà còn tăng hiệu quả kinh doanh. Những tổng đài này còn được gọi là Outbound Call Center luôn được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn cho các chiến lược kinh doanh kiểu mới. 

Outbound Call Center hoạt động với vai trò tiếp nhận, xử lý phản hồi, giải đáp thắc mắc của k hách hàng. Không chỉ vậy với tổng đài chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện chiến dịch marketing, bán hàng, khảo sát dịch vụ,… Vậy cách sử dụng tổng đài này như thế nào? Ứng dụng của chúng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ra sao? Và chọn đơn vị nào để cài đặt và vận hành hệ thống này. Cùng MP Transformation tìm hiểu trong bài viết sau đây. 

Hiểu về khái niệm Outbound Call Center (Trung tâm cuộc gọi ra)

Outbound Call Center còn gọi là trung tâm cuộc gọi ra. Đây là bộ phận có nhiệm vụ thực hiện các cuộc gọi ra từ doanh nghiệp đến khách hàng. Các cuộc gọi ra được là bộ phận có nhiệm vụ thực hiện các cuộc gọi ra từ doanh nghiệp đến khách hàng. 

Mục tiêu của những cuộc gọi này là telemarketing, triển khai các chiến dịch nghiên cứu, phát triển, đánh giá thị trường, thông báo chương trình khuyến mãi,… nhằm mục đích tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Outbound Call Center là gì?

Trung tâm gọi ra đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động Sales & Marketing. Hệ thống cuộc gọi ra tích hợp các kiểu quay số tự động giúp tăng số lượng cuộc gọi lên gấp 3 lần so với cách gọi thủ công. Đồng thời, hệ thống này cũng cắt giảm 99% thời gian chờ máy của nhân viên. 

>>> Tham khảo thêm về hoạt động: Contact Center và Call Center

Lợi ích của việc sử dụng Outbound Call Center cho doanh nghiệp

Hệ thống quản lý cuộc gọi ra ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đó là bởi hệ thống này mang lại những lợi ích tuyệt vời trong hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể như: 

Quản trị dễ dàng các chiến dịch gọi ra

Outbound Call Center được trang bị các tính năng như: gọi tự động, gọi hàng loạt theo lịch đặt trong khung giờ phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện tỷ lệ nghe máy của khách hàng trong thời gian rảnh. 

Ngoài ra, một số hệ thống được tích hợp với phần mềm CRM giúp sắp xếp số gọi ưu tiên, tăng tỉ lệ kết nối với khách hàng. Người quản lý hệ thống trung tâm cuộc gọi ra có thể dựa vào ghi chép về lịch sử cuộc gọi, phản hồi của khách hàng để xây dựng kịch bản gọi phù hợp cho các chiến dịch tiếp theo của doanh nghiệp. 

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Nhân viên trực hệ thống Outbound Call Center có thể chuyển sang chế độ nhận cuộc gọi trong khi thực hiện các chiến dịch gọi ra, tránh lãng phí thời gian. Hệ thống cũng giúp nhân viên không bị lãng phí thời gian cho những cuộc gọi đến số ảo hay các máy trả lời tự động. 

Nhân viên có thể thực hiện quay số đến cuộc gọi kế tiếp mà không mất thời gian bấm số thủ công. Ngoài ra, hệ thống cũng sẽ tự phân bổ cuộc gọi cho tổng đài viên sẵn sàng nhận cuộc gọi tiếp theo dù họ chưa gác máy cuộc gọi hiện tại. Nhờ đó có thể rút ngắn thời gian chờ trong cuộc gọi của khách hàng trước khi được kết nối với tổng đài viên. Nhân viên trực tổng đài có đủ thời gian để chuẩn bị một lời chào trôi chảy, lịch sự hơn tới khách hàng. 

Call Center gọi ra mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

Các ứng dụng của Outbound Call Center trong thực tế

Hệ thống Outbound Call Center được ứng dụng trong doanh nghiệp với nhiều công việc, mục tiêu khác nhau. Một số ứng dụng cụ thể của hệ thống được các doanh nghiệp sử dụng như:

Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới

Tính năng gọi hàng loạt của hệ thống được ứng dụng trong việc triển khai telesales với mục đích giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới. Ứng dụng này giúp các doanh nghiệp chủ động giới thiệu nhanh đến tất cả khách hàng tiềm năng. 

Để ứng dụng tính năng này, doanh nghiệp cần tạo ra một phễu khách hàng. Sau đó, nhân viên sẽ tập trung gọi lại để thực hiện telesales với khách hàng tiềm năng đã lọc. Triển khai chiến dịch telesales với Call Center cho phép doanh nghiệp có thể tiếp cận hàng nghìn người mỗi người. Từ đó tăng tỷ lệ tiếp cận khách hàng lên tới 90%, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng, nâng cao doanh thu của doanh nghiệp. 

Nhắc lịch thanh toán, nhắc nợ/thu hồi nợ

Ứng dụng dễ gặp nhất của Outbound Call Center đó là dịch vụ nhắc thanh toán các hóa đơn hàng tháng như: điện, nước, wifi,… Một số hệ thống ngân hàng, đơn vị tài chính ứng dụng hệ thống này trong việc nhắc nhở thanh toán thẻ tín dụng, hóa đơn trả góp,… 

Nhờ tính Auto Call được tích hợp trong Call Center, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực. Các cuộc gọi được thực hiện đúng giờ, giúp khách hàng ghi nhớ thời gian thanh toán, không trễ hẹn các hóa đơn. Từ đó đảm bảo sự đồng nhất về nội dung khi truyền đại đến khách hàng. Giúp tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự cho doanh nghiệp. 

Tiếp thị từ xa

Telemarketing hay tiếp thị qua điện thoại vẫn được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay, nhất là trong lĩnh vực bất động sản, giáo dục, bảo hiểm. Outbound Call Center giúp doanh nghiệp đưa chương trình khuyến mãi đến nhiều khách hàng hơn, tiếp cận khách hàng mới, tăng cường độ nhận diện thương hiệu, xây dựng phễu khách hàng tiềm năng. 

Khảo sát khách hàng

Một số doanh nghiệp sử dụng Call Center gọi ra trong việc thực hiện các cuộc khảo sát – telesurvey. Doanh nghiệp triển khai các cuộc gọi khảo sát, giúp cải thiện khả năng phản hồi của khách hàng hơn 40%. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nghiên cứu, thu thập dữ liệu, đánh giá thị trường một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí. 

Truyền thông cho hoạt động công ty

Outbound Call Center được sử dụng nhiều trong việc truyền thông nhanh chóng về các sự kiện, hoạt động của công ty đến các đối tượng cụ thể. Hệ thống sẽ thực hiện các cuộc gọi thông báo về chương trình khuyến mãi, thông báo hội nghị bằng những cuộc gọi giới thiệu, đặt chỗ, xác nhận tham gia,…

Trung tâm cuộc gọi ra có khả năng truyền thông nhanh chóng chiến dịch quảng bá sản phẩm của công ty

Sự khác biệt giữa Outbound Call Center và Inbound Call Center

Ngoài Outbound Call Center, hệ thống cuộc gọi cũng cung cấp dịch vụ Inbound Call Center. Cả hai dịch này đều bao gồm những tính năng hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp khiến nhiều người nhầm lẫn. 

Về mục đích:

• Outbound Call Center có mục đích tiếp thị, bán hàng, khảo sát được thực hiện bởi những nhân viên tổng đài. 
• Inbound Call Center có mục đích giải đáp những thắc mắc, tiếp nhận phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Về nội dung cuộc gọi:

• Nội dung cuộc gọi outbound thường được nhân viên tổng đài chuẩn bị sẵn. Họ có thời gian nghiên cứu, tìm kiếm thông tin về khách hàng và chủ động chuẩn bị kịch bản trước khi gọi.
• Cuộc gọi Inbound thường đến từ các nguồn bên ngoài nên tổng đài viên không thể biết trước nội dung là gì, thời gian cuộc gọi là khi nào. 

Cả hai hình thức Inbound và Outbound đều mang lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò khác nhau trong việc triển khai các chiến lược của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể kết hợp linh hoạt cả hai hình thức này để hoạt động một cách hiệu quả. 

Hiện nay, theo các chuyên gia trong lĩnh vực Contact Center, chúng ta hoàn toàn có thể tích hợp được hai trong một các giải pháp cuộc gọi ra và gọi vào bằng việc ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI. Khái niệm này được gọi chung là AI Contact Center.

MP Transformation – Đơn vị cung cấp giải pháp Outbound Call Center chất lượng

Có thể thấy hệ thống cuộc gọi Outbound mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản trị, triển khai kế hoạch kinh doanh, truyền thông thương hiệu. Chính vì thế hệ thống này luôn được nhiều doanh nghiệp chú trọng ứng dụng. MP Transformation tự tin là đơn vị cung cấp giải pháp Outbound Call Center chất lượng giúp doanh nghiệp triển khai tổng đài cuộc gọi hiệu quả. 

Ngoài những tính năng cơ bản của một tổng đài cuộc gọi, MP Transformation cung cấp giải pháp OmiCX với nhiều tính năng vượt trội giúp bạn xây dựng một tổng đài thông minh, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả. Một số tính năng vượt trội của dịch vụ cuộc gọi tại MP Transformation như: 

• Tổng đài hotline 4.0 thông minh giúp xây dựng kênh liên lạc nội bộ, tổng đài thông minh ngay trên website và app mobile. 
• Tổng đài tích hợp đa kênh Facebook, Email, Zalo, hotline,… giúp người dùng thực hiện thao tác cuộc gọi nhanh chóng.
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí triển khai các cuộc gọi thủ công, tối ưu thời gian, nhân sự cho doanh nghiệp. 
• Lưu trữ thông tin nhanh chóng với tính năng quản lý danh sách khách hàng từ đa kênh thay thế giấy tờ, file excel thông thường, thuận tiện tìm kiếm, phân tích Database khi cần. 
• Bổ sung tính năng tự động gọi giúp triển khai các chiến dịch telemarketing, telesales quy mô lớn hiệu quả mà không mất nhiều chi phí nhân sự, thời gian.
• Giúp doanh nghiệp phân loại khách hàng theo các trường dữ liệu mà doanh nghiệp mong muốn từ đó dễ dàng lọc khách hàng cũng như tìm kiếm thông tin. 
• Cho phép thiết lập KPI đối với nhân viên trực tổng đài, xây dựng mục tiêu, kế hoạch kinh doanh phù hợp, giúp tăng doanh số nhanh chóng.
• Tổng hợp, báo cáo theo từng kênh, theo năng suất làm việc của nhân viên. Báo cáo được thể hiện trực quan, chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý. 

>>> Tham khảo thêm: Giải pháp AI Call Center

Việc xây dựng hệ thống cuộc gọi Outbound Call Center giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm chi phí, tăng doanh thu. Đây cũng coi là một giải pháp marketing, truyền thông thương hiệu hiệu quả, ít tốn kém nhất hiện nay. 

Hy vọng rằng bài viết này có thể giúp các doanh nghiệp nắm được những tính năng khi triển khai Outbound Call Center cho doanh nghiệp. Từ đó xây dựng một tổng đài hiệu quả cho doanh nghiệp, hỗ trợ triển khai các hoạt động kinh doanh, tiếp thị quảng cáo một cách tốt nhất, tối ưu chi phí.

Nếu quý vị đang muốn trải nghiệm và sử dụng các giải pháp Contact Center của MP Transformation như OmiCX, OmiBot, MP CRM,…quý vị có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.