Đăng ký tổng đài ảo hiện tại là một trong những vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo là tiếp nhận sự tiến bộ của công nghệ, mở ra những cơ hội vượt trội để nắm bắt thị trường và xây dựng danh tiếng uy tín.
Tổng đài ảo là dịch vụ liên lạc thoại tiên tiến, áp dụng những công nghệ hiện đại, giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Nhờ sử dụng tổng đài ảo, nhiều doanh nghiệp đã nâng cao được chất lượng dịch vụ của mình, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng đài ảo cũng như cách đăng ký tổng đài ảo để nâng cấp hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
Tổng đài ảo là một dịch vụ viễn thông tiên tiến đã “cách mạng hóa” cách các doanh nghiệp xử lý cuộc gọi thoại. Không giống như tổng đài truyền thống, dựa vào đường dây điện thoại vật lý, tổng đài ảo dựa trên giao thức internet (IP) hiện đại, cung cấp rất nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo mang đến chất lượng cuộc gọi vượt trội, cải thiện trải nghiệm khách hàng tại doanh nghiệp. Không chỉ vậy, tổng đài ảo còn cung cấp tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hoặc bớt người dùng, thay đổi số điện thoại và định cấu hình các tính năng theo nhu cầu cụ thể của họ. Nhờ đó, doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những thay đổi trong hoạt động kinh doanh và nhu cầu khách hàng.
>>> Xem thêm: Tổng đài trợ lý ảo
Việc thiết lập tổng đài truyền thống mất khá nhiều thời gian để hoàn thiện các thủ tục giấy tờ, xây dựng đội ngũ nhân sự,… Thay vào đó, sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ mất ít phút để đăng ký và sử dụng ngay lập tức. Để bắt đầu sử dụng, bạn cần đăng ký tổng đài ảo thông qua dịch vụ từ các nhà cung cấp theo quy trình sau:
Triển khai giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp với 6 bước đơn giản
Khi lựa chọn nhà cung cấp đăng ký dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau:
Khi chọn gói dịch vụ đăng ký tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp, bạn cần cân nhắc đến các yếu tố sau:
Khi đăng ký tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ được cung cấp nhiều lựa chọn về đầu số để gắn với số điện thoại của mình. Việc lựa chọn đầu số phù hợp đóng vai trò quan trọng trong xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo thuận tiện cho khách hàng.
Các đầu số thường được doanh nghiệp lựa chọn như: 024, 028, 029, 03, 04, 05, 06, 07, 1900, 1800
Để chọn được đầu số phù hợp, doanh nghiệp nên xác định khu vực hoạt động chính của mình. Mỗi đầu số sẽ thường gắn với một địa điểm hoạt động khác nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc chọn các đầu số dễ nhớ và chưa từng được doanh nghiệp khác sử dụng trước đó.
Sau khi đã hoàn tất các bước lựa chọn và cấu hình tổng đài ảo, bước tiếp theo khi đăng ký tổng đài ảo đó là ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Doanh nghiệp và đơn vị cung cấp sẽ thỏa thuận các điều khoản, điều kiện trong dịch vụ tổng đài, thời gian thực hiện hợp đồng. Cuối cùng là ký kết hợp đồng để thể hiện sự đồng thuận với quy định đã đề ra trước đó.
Bước tiếp theo trong quy trình đăng ký tổng đài ảo là lựa chọn thiết bị đầu cuối. Đây là những thiết bị vật lý hoặc ảo sẽ được kết nối với hệ thống tổng đài ảo để thực hiện các cuộc gọi. Có nhiều loại thiết bị đầu cuối khác nhau, mỗi loại có ưu và nhược điểm riêng.
Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các thiết bị đầu cuối như: điện thoại IP hay phần mềm Softphone,… Khi chọn thiết bị đầu cuối, điều quan trọng là phải cân nhắc nhu cầu và ngân sách cụ thể của doanh nghiệp. Nếu bạn cần các tính năng tiên tiến và độ tin cậy cao, thì điện thoại IP có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tiết kiệm chi phí, thì phần mềm softphone lại là lựa chọn tốt hơn cả.
Bước cuối cùng trong quy trình đăng ký tổng đài ảo đó là tiến hành cấu hình và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Thực hiện đúng bước này sẽ đảm bảo hệ thống tổng đài hoạt động hiệu quả, đáp ứng các mục đích sử dụng của tổ chức.
Trong quá trình thiết lập cấu hình, doanh nghiệp sẽ thiết lập các tính năng như tự động trả lời, định tuyến cuộc gọi theo yêu cầu, ghi âm cuộc gọi, tích hợp tổng đài ảo với các phần mềm quản lý khác. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh giao diện người dùng sao cho dễ dàng quản lý và sử dụng nhất.
Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của mình. Một trong số đó phải nhắc đến dịch vụ tổng đài ảo tại MP Transformation – giải pháp nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp.
Tại đây, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm dịch vụ thuê tổng đài ảo toàn diện, giúp cải thiện hiệu suất liên lạc, tiết kiệm chi phí đáng kể. Tổng đài ảo của MP Transformation được xây dựng trên nền tảng công nghệ IP hiện đại, đảm bảo chất lượng cuộc gọi ổn định, bất kể vị trí địa lý của người gọi và người nhận. Đây cũng là đơn vị cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí đang được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước lựa chọn đồng hành.
AI Call Center – Giải pháp tổng đài ảo CSKH chuyên nghiệp
Lợi thế khi sử dụng tổng đài ảo tại MP Transformation
Đăng ký tổng đài ảo tại MP Transformation mang đến nhiều lợi thế cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tổng đài ảo đã trở thành một giải pháp liên lạc không thể thiếu cho các doanh nghiệp muốn cải thiện trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí. Quy trình đăng ký tổng đài ảo bao gồm các bước đơn giản như chọn nhà cung cấp, gói dịch vụ, đầu số, ký hợp đồng, chọn thiết bị và tùy chỉnh theo yêu cầu.
Với những lợi ích vượt trội như lưu trữ và quản lý thông tin, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính chuyên nghiệp, tổng đài ảo xứng đáng là lựa chọn hàng đầu cho mọi doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp liên lạc toàn diện và hiệu quả, hãy cân nhắc đăng ký tổng đài ảo ngay hôm nay để cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhé!
MP Transformation: Giải pháp Contact Center và CSKH ứng dụng công nghệ AI
Công ty cổ phần Minh Phúc Transformation
Để tìm hiểu thêm về MP Transformation, hãy theo dõi và tương tác với chúng tôi trên các trang mạng xã hội
Tầng 10, Tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
1900585853
contact@mpt.com.vn
