Quy trình đăng ký tổng đài ảo tất tần tật từ A – Z

Đăng ký tổng đài ảo hiện tại là một trong những vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo là tiếp nhận sự tiến bộ của công nghệ, mở ra những cơ hội vượt trội để nắm bắt thị trường và xây dựng danh tiếng uy tín.

Tổng đài ảo là dịch vụ liên lạc thoại tiên tiến, áp dụng những công nghệ hiện đại, giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Nhờ sử dụng tổng đài ảo, nhiều doanh nghiệp đã nâng cao được chất lượng dịch vụ của mình, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng đài ảo cũng như cách đăng ký tổng đài ảo để nâng cấp hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

Hiểu tổng quan về khái niệm tổng đài ảo

Tổng đài ảo là một dịch vụ viễn thông tiên tiến đã “cách mạng hóa” cách các doanh nghiệp xử lý cuộc gọi thoại. Không giống như tổng đài truyền thống, dựa vào đường dây điện thoại vật lý, tổng đài ảo dựa trên giao thức internet (IP) hiện đại, cung cấp rất nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. 

Hiểu tổng quan về khái niệm tổng đài ảo

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo mang đến chất lượng cuộc gọi vượt trội, cải thiện trải nghiệm khách hàng tại doanh nghiệp. Không chỉ vậy, tổng đài ảo còn cung cấp tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hoặc bớt người dùng, thay đổi số điện thoại và định cấu hình các tính năng theo nhu cầu cụ thể của họ. Nhờ đó, doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những thay đổi trong hoạt động kinh doanh và nhu cầu khách hàng. 

>>> Xem thêm: Tổng đài trợ lý ảo

Quy trình đăng ký tổng đài ảo gồm những bước nào?

Việc thiết lập tổng đài truyền thống mất khá nhiều thời gian để hoàn thiện các thủ tục giấy tờ, xây dựng đội  ngũ nhân sự,… Thay vào đó, sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ mất ít phút để đăng ký và sử dụng ngay lập tức. Để bắt đầu sử dụng, bạn cần đăng ký tổng đài ảo thông qua dịch vụ từ các nhà cung cấp theo quy trình sau:

Quy trình đăng ký tổng đài ảo gồm những bước nào?

Triển khai giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp với 6 bước đơn giản

Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo phù hợp

Khi lựa chọn nhà cung cấp đăng ký dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau: 

  • Tính năng của tổng đài: Đảm bảo rằng việc đăng ký tổng đài ảo tại nhà cung cấp giúp doanh nghiệp được nhận đầy đủ các tính năng cần thiết như: định tuyến cuộc gọi, hộp thư thoại, quay số nhóm và ghi âm cuộc gọi. 
  • Bảng giá dịch vụ thuê tổng đài: So sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách của bạn.
  • Khả năng tích hợp của tổng đài: Kiểm tra xem tổng đài ảo từ nhà cung cấp có thể tích hợp với các hệ thống CRM và ERP hiện có của bạn hay không. 
  • Dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp: Chọn một nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy để nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động nếu có.
  • Độ bảo mật của tổng đài ảo: Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp sử dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ thông tin cuộc gọi và dữ liệu khách hàng của bạn.

Bước 2: Chọn gói dịch vụ tổng đài ảo hợp lý

Khi chọn gói dịch vụ đăng ký tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp, bạn cần cân nhắc đến các yếu tố sau: 

  • Ngân sách của doanh nghiệp: Hãy xác định ngân sách mà doanh nghiệp có thể chi trả cho dịch vụ tổng đài ảo hàng tháng để từ đó xác định gói dịch vụ phù hợp với chi phí này. 
  • Số lượng cuộc gọi cần xử lý: Ước tính số lượng cuộc gọi mà doanh nghiệp sẽ nhận được mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng để lựa chọn gói dịch vụ đúng với nhu cầu thực tế. 
  • Tính năng cần thiết: Xác định các tính năng cần thiết mà tổng đài ảo phải có để phục vụ các hoạt động của doanh nghiệp. 
  • Khả năng mở rộng: Nếu doanh nghiệp dự kiến phát triển trong tương lai, hãy chọn gói dịch vụ có thể mở rộng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp. 

Bước 3: Lựa chọn đầu số tổng đài

Khi đăng ký tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ được cung cấp nhiều lựa chọn về đầu số để gắn với số điện thoại của mình. Việc lựa chọn đầu số phù hợp đóng vai trò quan trọng trong xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo thuận tiện cho khách hàng. 

Các đầu số thường được doanh nghiệp lựa chọn như: 024, 028, 029, 03, 04, 05, 06, 07, 1900, 1800

Để chọn được đầu số phù hợp, doanh nghiệp nên xác định khu vực hoạt động chính của mình. Mỗi đầu số sẽ thường gắn với một địa điểm hoạt động khác nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc chọn các đầu số dễ nhớ và chưa từng được doanh nghiệp khác sử dụng trước đó. 

Bước 4: Ký hợp đồng với đơn vị cung cấp tổng đài ảo

Sau khi đã hoàn tất các bước lựa chọn và cấu hình tổng đài ảo, bước tiếp theo khi đăng ký tổng đài ảo đó là ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Doanh nghiệp và đơn vị cung cấp sẽ thỏa thuận các điều khoản, điều kiện trong dịch vụ tổng đài, thời gian thực hiện hợp đồng. Cuối cùng là ký kết hợp đồng để thể hiện sự đồng thuận với quy định đã đề ra trước đó. 

Bước 5: Chọn thiết bị đầu cuối 

Bước tiếp theo trong quy trình đăng ký tổng đài ảo là lựa chọn thiết bị đầu cuối. Đây là những thiết bị vật lý hoặc ảo sẽ được kết nối với hệ thống tổng đài ảo để thực hiện các cuộc gọi. Có nhiều loại thiết bị đầu cuối khác nhau, mỗi loại có ưu và nhược điểm riêng. 

Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các thiết bị đầu cuối như: điện thoại IP hay phần mềm Softphone,… Khi chọn thiết bị đầu cuối, điều quan trọng là phải cân nhắc nhu cầu và ngân sách cụ thể của doanh nghiệp. Nếu bạn cần các tính năng tiên tiến và độ tin cậy cao, thì điện thoại IP có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tiết kiệm chi phí, thì phần mềm softphone lại là lựa chọn tốt hơn cả.

Bước 6: Tiến hành cấu hình và tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp

Bước cuối cùng trong quy trình đăng ký tổng đài ảo đó là tiến hành cấu hình và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Thực hiện đúng bước này sẽ đảm bảo hệ thống tổng đài hoạt động hiệu quả, đáp ứng các mục đích sử dụng của tổ chức. 

Trong quá trình thiết lập cấu hình, doanh nghiệp sẽ thiết lập các tính năng như tự động trả lời, định tuyến cuộc gọi theo yêu cầu, ghi âm cuộc gọi, tích hợp tổng đài ảo với các phần mềm quản lý khác. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh giao diện người dùng sao cho dễ dàng quản lý và sử dụng nhất. 

Vậy nên đăng ký tổng đài ảo ở đâu?

Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của mình. Một trong số đó phải nhắc đến dịch vụ tổng đài ảo tại MP Transformation – giải pháp nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp. 

Tại đây, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm dịch vụ thuê tổng đài ảo toàn diện, giúp cải thiện hiệu suất liên lạc, tiết kiệm chi phí đáng kể. Tổng đài ảo của MP Transformation được xây dựng trên nền tảng công nghệ IP hiện đại, đảm bảo chất lượng cuộc gọi ổn định, bất kể vị trí địa lý của người gọi và người nhận. Đây cũng là đơn vị cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí đang được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước lựa chọn đồng hành. 

AI Call Center – Giải pháp tổng đài ảo CSKH chuyên nghiệp

Lợi thế khi đăng ký tổng đài ảo tại MP Transformation

Lợi thế khi đăng ký tổng đài ảo tại MP Transformation

Lợi thế khi sử dụng tổng đài ảo tại MP Transformation

Đăng ký tổng đài ảo tại MP Transformation mang đến nhiều lợi thế cho doanh nghiệp, bao gồm:

  • Tính năng lưu trữ và quản lý thông tin: Giải pháp tổng đài ảo tại MP Transformation giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, thu thập cuộc gọi và dữ liệu hiệu quả, từ đó dễ dàng theo dõi, truy xuất thông tin cần thiết.
  • Tiết kiệm chi phí: Tổng đài ảo tại MP Transformation giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cơ sở hạ tầng, bảo trì và thuê nhân viên so với hệ thống tổng đài truyền thống.
  • Tính năng tiện ích: Tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng tiện ích như định tuyến cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, phân tích dữ liệu và tích hợp CRM, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
  • Tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao: Với dịch vụ tổng đài ảo của MP Transformation, cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh số lượng người dùng và tính năng theo nhu cầu thay đổi, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc đáp ứng sự tăng trưởng và mở rộng.

AI Contact Center - MP Transformation

Tổng đài ảo đã trở thành một giải pháp liên lạc không thể thiếu cho các doanh nghiệp muốn cải thiện trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí. Quy trình đăng ký tổng đài ảo bao gồm các bước đơn giản như chọn nhà cung cấp, gói dịch vụ, đầu số, ký hợp đồng, chọn thiết bị và tùy chỉnh theo yêu cầu. 

Với những lợi ích vượt trội như lưu trữ và quản lý thông tin, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính chuyên nghiệp, tổng đài ảo xứng đáng là lựa chọn hàng đầu cho mọi doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp liên lạc toàn diện và hiệu quả, hãy cân nhắc đăng ký tổng đài ảo ngay hôm nay để cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhé!

Thông tin liên hệ:

MP Transformation: Giải pháp Contact Center và CSKH ứng dụng công nghệ AI

  • Website: AI Transformation trong Omni Contact Center – MPT
  • Hotline: 1900 585853
  • Email: contact@mpt.com.vn

Công ty cổ phần Minh Phúc Transformation

  • Trụ sở chính: Tầng 10, tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
  • Chi nhánh Hà Nội: Lô S5-7, đường Triều Khúc, Thanh Trì, Hà Nội.
  • Chi nhánh Đà Nẵng: Số 06 Trần Phú, Phường Thạch Thang, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
  • Chi nhánh T.p Hồ Chí Minh: 36-38A Trần Văn Dư, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
Đánh giá 5*, Like, Chia sẻ và Bình luận để động viên chúng tôi !
Đánh giá bài viết:
5/5 - (1 vote)

TÌM KIẾM

KẾT NỐI VỚI CHÚNG TÔI

Để tìm hiểu thêm về MP Transformation, hãy theo dõi và tương tác với chúng tôi trên các trang mạng xã hội

TRỤ SỞ CHÍNH:

Tầng 10, tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

1900585853

contact@mpt.com.vn

NEED CONTACT CENTER SOLUTIONS

LET’S START NOW
expand_less
1900 585853