Mô hình hybrid working là gì? Cách triển khai hiệu quả cho doanh nghiệp

Sự xuất hiện của đại dịch COVID-19 đã làm thay đổi ít nhiều cách con người làm việc và vận hành doanh nghiệp. Làm việc từ xa không còn là giải pháp tạm thời mà trở thành lựa chọn bền vững, đặt nền móng cho mô hình hybrid working – hình thức kết hợp linh hoạt giữa làm việc tại nhà và tại văn phòng.

Không chỉ giúp tối ưu năng suất, mô hình hybrid working còn đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa, tăng sự hài lòng của nhân viên và giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Hãy cùng MP Transformation tìm hiểu vì sao mô hình này đang ngày càng được ưa chuộng và cách triển khai hiệu quả trong thời đại số.

Mô hình Hybrid Working là gì?

Hybrid working là phương pháp kết hợp hai hoặc nhiều cách tiếp cận khác nhau như làm việc trực tiếp và từ xa, học trực tuyến và tại lớp, hoặc quản lý truyền thống kết hợp công nghệ hiện đại. Đặc điểm cốt lõi của mô hình này là sự linh hoạt, cho phép tối ưu hóa hiệu quả và đáp ứng nhu cầu đa dạng của cá nhân và tổ chức. 

Mô hình làm việc hybrid nổi bật nhờ khả năng thích nghi với bối cảnh hiện đại, nơi công nghệ phát triển nhanh chóng nhưng nhu cầu gặp gỡ trực tiếp vẫn quan trọng. Nó giúp các tổ chức cân bằng giữa chi phí, hiệu quả và trải nghiệm của nhân viên hoặc khách hàng. 

4 hình thức Hybrid Working phổ biến hiện nay

Mô hình hybrid working được triển khai dưới nhiều hình thức để phù hợp với từng tổ chức. 

• Mô hình 3-2 là một hình thức phổ biến, nơi nhân viên làm việc tại văn phòng 3 ngày và từ xa 2 ngày mỗi tuần, đảm bảo cân bằng giữa tương tác trực tiếp và sự linh hoạt trong công việc. 
• Mô hình theo ca linh hoạt cho phép nhân viên tự chọn ngày làm việc tại văn phòng dựa trên lịch trình riêng, phù hợp với những người cần quản lý thời gian cá nhân. 
• Mô hình theo dự án yêu cầu nhân viên đến văn phòng trong các giai đoạn cần họp mặt như lên ý tưởng hoặc ra mắt sản phẩm, còn lại làm từ xa. 
• Cuối cùng, mô hình theo vai trò phân chia công việc dựa trên tính chất, ví dụ đội sáng tạo làm từ xa, còn đội vận hành làm tại chỗ. Mỗi mô hình đều sử dụng công nghệ như Slack, Trello, hay Zoom để đảm bảo kết nối và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực.

Những lợi ích mà mô hình làm việc Hybrid Work mang lại

Hybrid Working đang trở thành xu hướng làm việc phổ biến trên toàn thế giới nhờ những lợi ích nổi bật mà nó mang lại cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp. Dưới đây là những điểm mạnh chính của mô hình này:

Tăng tính linh hoạt và cân bằng cuộc sống

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của mô hình hybrid là khả năng tăng cường sự linh hoạt cho nhân viên. Họ có thể chủ động lựa chọn làm việc tại nhà hoặc đến văn phòng, tùy theo nhu cầu cá nhân và yêu cầu công việc. Điều này giúp nhân viên dễ dàng cân bằng giữa công việc và cuộc sống, từ đó giảm căng thẳng, tăng sự hài lòng và cải thiện hiệu suất.

Giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Với mô hình hybrid, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể các chi phí như: tiền thuê văn phòng, điện nước, chi phí bảo trì và trang thiết bị. Dù làm việc từ xa, nhân viên vẫn có thể tham gia các hoạt động cần tương tác trực tiếp như đào tạo, họp chiến lược hoặc các buổi brainstorming. Nhờ đó, doanh nghiệp vẫn duy trì được tinh thần đội nhóm và văn hóa tổ chức mà không tốn kém quá nhiều chi phí cố định.

Tăng khả năng cộng tác nhờ công nghệ

Công nghệ chính là yếu tố then chốt giúp mô hình hybrid hoạt động hiệu quả. Nhờ các nền tảng như Microsoft Teams, Zoom, Google Workspace, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi, phối hợp và làm việc nhóm dù ở bất kỳ đâu. Điều này đặc biệt hữu ích với các đội ngũ làm việc từ nhiều địa điểm hoặc quốc gia khác nhau, nơi có sự chênh lệch múi giờ nhưng vẫn cần duy trì tiến độ công việc liên tục.

Thu hút và giữ chân nhân tài

Ngày càng nhiều người lao động, đặc biệt là thế hệ trẻ, ưu tiên những môi trường làm việc linh hoạt. Mô hình hybrid đáp ứng đúng nhu cầu này khi cho phép nhân viên làm việc hiệu quả mà không bị gò bó về địa điểm.

Doanh nghiệp áp dụng mô hình hybrid có lợi thế lớn trong việc thu hút ứng viên chất lượng, tăng khả năng giữ chân nhân sự, đồng thời xây dựng hình ảnh là một nơi làm việc hiện đại, cởi mở và đáng tin cậy.

Thách thức khi triển khai Hybrid Working

Triển khai mô hình làm việc kết hợp (hybrid working) mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đi kèm không ít thách thức trong quá trình vận hành. Dưới đây là những khó khăn phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải:

• Thiếu công bằng giữa nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng: Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập, ít cơ hội giao tiếp, networking hoặc thăng tiến. Trong khi đó, những người làm tại văn phòng lại có thể chịu thêm áp lực công việc, dễ sinh cảm giác không công bằng.

• Khó khăn trong quản lý đội ngũ phân tán: Việc quản lý nhân viên ở nhiều địa điểm khác nhau đòi hỏi nhà quản lý có kỹ năng lãnh đạo linh hoạt, khả năng giao tiếp tốt và khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy.

• Vấn đề kỹ thuật và cơ sở hạ tầng: Kết nối internet không ổn định, thiếu thiết bị phù hợp, hoặc không đồng bộ phần mềm có thể làm gián đoạn công việc và giảm hiệu suất.

• Khó duy trì văn hóa doanh nghiệp: Việc thiếu tiếp xúc trực tiếp khiến các giá trị văn hóa dễ bị phai nhạt. Tổ chức các hoạt động gắn kết như ngày hội công ty, họp mặt định kỳ là điều cần thiết nhưng khó triển khai đồng bộ khi làm việc hybrid.

• Thiếu kỹ năng quản lý trong môi trường hybrid: Nhiều nhà quản lý chưa được đào tạo để điều phối công việc trong mô hình Hybrid Working. Điều này ảnh hưởng đến việc phân bổ công việc công bằng và duy trì tinh thần đội nhóm.

• Thiếu hoạt động kết nối nội bộ: Nếu doanh nghiệp không chủ động tổ chức các sự kiện, chương trình chung, nhân viên sẽ cảm thấy xa cách, thiếu động lực và khó gắn bó lâu dài.

• Chưa đầu tư đủ vào công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa: Doanh nghiệp cần trang bị các công cụ như phần mềm quản lý dự án, nền tảng họp trực tuyến chất lượng cao để đảm bảo công việc diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Để mô hình hybrid vận hành trơn tru, việc đào tạo quản lý là vô cùng cần thiết. Các nhà quản lý cần được trang bị kỹ năng để phân bổ công việc công bằng và duy trì tinh thần đội nhóm. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tổ chức các sự kiện trực tiếp định kỳ, ví dụ như ngày hội công ty hay các buổi họp mặt. Những sự kiện này sẽ góp phần tăng cường sự gắn kết và củng cố văn hóa tổ chức.

Việc kết hợp cả đào tạo quản lý và các hoạt động gắn kết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả của mô hình hybrid, đảm bảo sự phát triển bền vững và môi trường làm việc tích cực.

>>> Tham khảo thêm bài viết liên quan:

Cách triển khai mô hình Hybrid Working hiệu quả

Để triển khai mô hình Hybrid Working hiệu quả, doanh nghiệp cần một chiến lược bài bản, từ việc đánh giá thực trạng đến tối ưu hóa quy trình, nhằm đảm bảo sự cân bằng giữa làm việc tại văn phòng và từ xa, đồng thời nâng cao năng suất và sự hài lòng của nhân viên.

Đánh giá thực trạng và xác định mục tiêu triển khai

Việc triển khai mô hình Hybrid Working, kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa, đòi hỏi doanh nghiệp cần hiểu rõ tình hình hiện tại và xác định mục tiêu cụ thể. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc khảo sát ý kiến nhân viên để nắm bắt mong muốn của họ về cách thức làm việc, đồng thời đánh giá cơ sở hạ tầng công nghệ và không gian làm việc hiện có. Điều này giúp xác định các điểm mạnh và hạn chế cần cải thiện.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu của mô hình hybrid, chẳng hạn như tăng năng suất lao động, nâng cao sự hài lòng của nhân viên hay giảm chi phí vận hành. Các bước cụ thể bao gồm thực hiện khảo sát nội bộ, phân tích dữ liệu hiệu suất hiện tại và đặt ra các mục tiêu đo lường được, ví dụ giảm 20% chi phí văn phòng hoặc tăng 15% hiệu quả công việc.

Lựa chọn mô hình hybrid phù hợp

Để triển khai mô hình hybrid phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc đặc thù công việc và văn hóa tổ chức. Có nhiều lựa chọn, như mô hình cố định, trong đó nhân viên làm việc tại văn phòng vào những ngày nhất định trong tuần, hoặc mô hình linh hoạt, cho phép nhân viên tự do quyết định thời gian và địa điểm làm việc miễn là hoàn thành nhiệm vụ. 

Ngoài ra, mô hình phân chia theo nhóm có thể được áp dụng, với một số phòng ban làm việc tại văn phòng và các nhóm khác làm từ xa. Doanh nghiệp nên thảo luận với các phòng ban để tìm ra mô hình phù hợp nhất, xem xét các yếu tố như giao tiếp nhóm và yêu cầu công nghệ. Việc thử nghiệm mô hình trên một nhóm nhỏ trước khi áp dụng toàn công ty là cách tiếp cận hiệu quả để đánh giá tính khả thi.

Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực

Việc lập kế hoạch chi tiết là nền tảng để triển khai mô hình làm việc hybrid thành công. Doanh nghiệp cần dự trù ngân sách cho các khoản đầu tư như công nghệ, không gian làm việc và đào tạo nhân viên. Đồng thời, cần phân công đội ngũ chịu trách nhiệm giám sát và triển khai từng giai đoạn, cùng với việc xây dựng lộ trình cụ thể với các mốc thời gian rõ ràng. 

Tích hợp công nghệ hỗ trợ mô hình hybrid

Công nghệ đóng vai trò cốt lõi trong việc duy trì mô hình hybrid hiệu quả. Các công cụ giao tiếp như Microsoft Teams, Zoom hoặc Slack giúp kết nối đội ngũ, trong khi các phần mềm quản lý dự án như Trello, Asana hoặc Jira hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc.

Đặc biệt, các doanh nghiệp nên tích hợp thêm hệ thống CRM để quản lý dữ liệu khách hàng đồng bộ giữa các bộ phận. CRM giúp nhân viên bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng dễ dàng truy cập thông tin, theo dõi lịch sử tương tác và đưa ra quyết định nhanh chóng – dù đang làm việc tại nhà hay tại văn phòng.

Ngoài ra, việc đảm bảo an toàn dữ liệu thông qua VPN và các giải pháp bảo mật là yếu tố không thể thiếu khi nhân viên làm việc từ xa. Doanh nghiệp cần đánh giá và lựa chọn các công cụ phù hợp với ngân sách, đảm bảo tích hợp mượt mà giữa làm việc tại văn phòng và từ xa, đồng thời cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết cho nhân viên.

Đào tạo đội ngũ 

Để đảm bảo nhân viên thích nghi với mô hình hybrid, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và chuẩn hóa quy trình. Các chương trình đào tạo nên tập trung vào việc hướng dẫn sử dụng công cụ công nghệ và kỹ năng quản lý thời gian khi làm việc từ xa. Đồng thời, cần thiết lập các quy trình rõ ràng về giao tiếp, báo cáo và hợp tác giữa các nhóm. Xây dựng văn hóa làm việc linh hoạt, khuyến khích trách nhiệm và sáng tạo cũng là yếu tố quan trọng. 

Thử nghiệm, đo lường và tối ưu

Việc triển khai mô hình hybrid cần được thực hiện từng bước và liên tục cải tiến. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc thử nghiệm mô hình trên một nhóm nhỏ trong khoảng một đến hai tháng để đánh giá tính hiệu quả. Sau đó, thu thập phản hồi từ nhân viên và đo lường các chỉ số như năng suất, mức độ hài lòng hoặc chi phí tiết kiệm. Dựa trên dữ liệu này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mô hình, chẳng hạn tăng số ngày làm việc từ xa hoặc nâng cấp công nghệ. 

>>> Tham khảo thêm bài viết liên quan:

Lời kết

Mô hình hybrid đang chứng minh là một giải pháp linh hoạt và đột phá trong thời đại số. Mặc dù còn tồn tại những thách thức nhưng những lợi ích mà nó mang lại – từ tối ưu hiệu suất, giảm chi phí vận hành đến nâng cao trải nghiệm cho nhân viên, học sinh hay khách hàng – là không thể phủ nhận.

Nếu bạn đang tìm kiếm hướng đi phù hợp để thích ứng với bối cảnh làm việc mới, đã đến lúc khám phá và áp dụng mô hình hybrid cho lĩnh vực của mình. MP Transformation sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi số linh hoạt, hiệu quả và bền vững với giải pháp CRM phù hợp cho mô hình hybrid.