Giải pháp tổng đài ảo – Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng toàn diện

Giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp giúp nâng cao chất lượng cuộc gọi đến với các phòng ban và khách hàng. Khác hoàn toàn với tổng đài truyền thống cần đầu tư lớn, bảo trì và cần đào tạo liên tục, giải pháp tổng đài ảo là một phương thức hoàn hảo mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phương thức tổng đài ảo có lợi thế giúp hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận các cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị có mã số đầu cuối khác nhau. 

Với rất nhiều ưu điểm mang lại, giải pháp tổng đài ảo đã giúp nhiều doanh nghiệp tối ưu được chi phí và không cần tốn quá nhiều chi phí nhân sự quản lý. Cùng MP Transformation tìm hiểu thêm thông tin về giải pháp này và các tiêu chí để lựa chọn được đơn vị cung cấp giải pháp về tổng đài uy tín.

Thực trạng mà doanh nghiệp gặp phải khi không có hệ thống tổng đài ảo

Hiện nay, một số doanh nghiệp đang gặp phải các khó khăn khi không có sự hỗ trợ của tổng đài ảo. Dưới đây là những thực trạng mà doanh nghiệp thường gặp:

Trên thực tế, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trước khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo

• Nội bộ liên kết rời rạc: Các công ty dù có nhiều chi nhánh nhưng nếu thiếu đi tổng đài ảo sẽ làm cho các hoạt động mất sự liên kết. Thậm chí, công việc có nguy cơ không thể kết nối với hệ thống tổng đài chung.
• Mất nhiều chi phí: Nếu doanh nghiệp không trang bị giải pháp tổng đài ảo thì khi cuộc gọi giữa các chi nhánh và phòng ban diễn ra sẽ tiến hành quay số và gọi như các cuộc gọi thông thường. Điều này làm cho công ty mất nhiều chi phí trả cước.
• Dùng nhiều số điện thoại: Nếu không sử dụng giải pháp tổng đài điện thoại ảo thì buộc công ty sẽ cần nhiều số điện thoại để liên lạc. Điều này vô tình khiến cho khách hàng cảm thấy bất tiện và không nhớ được số của công ty.
• Khó kiểm soát được hệ thống thoại: Không có giải pháp tổng đài điện thoại khiến cho doanh nghiệp khó kiểm soát và xem lại lịch sử cuộc gọi diễn ra giữa các chi nhánh. Điều này gây khó khăn đối với nhà quản lý và thiếu đi sự liên kết giữa các phòng ban.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Vậy giải pháp tổng đài ảo mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích khi lựa chọn tổng đài ảo:

• Tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí đối với việc bảo quản và quản lý so với tổng đài truyền thống.
• Doanh nghiệp không phải đầu tư nhiều vào hệ thống trả lời tự động và hệ thống hướng dẫn quay số.
• Tổng đài ảo giúp các phòng ban, chi nhánh trong và ngoài nước đề có thể nhận được cuộc gọi nhanh chóng chỉ cần kết nối internet đầy đủ.
• Hơn nữa, tổng đài ảo còn hỗ trợ các cuộc đàm thoại đông người dễ dàng với nhiều tính năng khác nhau.
• Mặt khác, tổng đài ảo còn tích hợp các giải pháp và phần mềm khác như CRM, marketing giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả, nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

Giải pháp tổng đài ảo mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Những điểm vượt trội khi sử dụng tổng đài ảo thay thế cho tổng đài truyền thống

So với tổng đài ảo, tổng đài truyền thống còn tồn tại nhiều hạn chế, cùng điểm qua những mặt hạn chế của tổng đài truyền thống và những ưu điểm mà tổng đài ảo mang lại.

Mặt hạn chế của tổng đài truyền thống

Trước khi có tổng đài ảo thì tổng đài truyền thống vẫn làm chức năng truyền tải thông tin và kết nối với khách hàng. Thế nhưng, từ khi có sự xuất hiện của tổng đài ảo thì tổng đài truyền thống đã biểu hiện rõ một số mặt hạn chế như sau:

• Tốn nhiều chi phí trong việc thiết lập và trang bị hệ thống.
• Chi phí ban đầu khó được tối ưu hóa hoàn toàn.
• Mất nhiều chi phí sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị máy, mạng nội bộ và chi phí cước cần phải thanh toán.
• Luôn phải có người quản lý hệ thống tổng đài thường xuyên.
• Các nhân viên luôn phải hoạt động liên tục để trả lời các phản hồi từ khách hàng.

Ưu điểm của tổng đài ảo

Tổng đài ảo mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Bên cạnh những mặt hạn chế của tổng đài truyền thống thì tổng đài ảo hoàn toàn có thể cải thiện hiệu quả các nhược điểm này như sau:

• Tối ưu chi phí xây dựng hệ thống, lắp đặt và sửa chữa, không quá tốn kém và phức tạp như tổng đài truyền thống. 
• Dễ dàng và tránh tối đa ảnh hưởng đến hiệu quả công việc khi tổng đài di chuyển sang các chi nhánh hoặc phòng ban khác.
• Hạn chế tình trạng gián đoạn khi phản hồi với khách hàng.
• Khi có vấn đề hư hỏng hoặc sự cố thì sẽ có bộ phận hỗ trợ kịp thời.

Phần mềm tổng đài ảo

Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo nào uy tín?

Giải pháp tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp không mất nhiều thời gian lắp đặt hoặc di chuyển cồng kềnh sang các chi nhánh khác. Hơn nữa, khi doanh nghiệp lựa chọn tổng đài ảo sẽ tối ưu chi phí đầu tư, vận hành và sửa chữa cho công ty lên đến 90%. Vì phần lớn các thiết bị tổng đài ảo không trang bị quá nhiều thiết bị đặc trù. Ngoài ra, giải pháp này còn là loại hình sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật xứng đáng để các doanh nghiệp lựa chọn như sau:

• Tích hợp đa dạng các tính năng bán hàng và chăm sóc khách hàng như CRM, POS, SMS Marketing,…
• Chức năng gọi nhanh và cải thiện hiệu quả chăm sóc khách hàng nhanh hơn 30%.
• Tổng đài ảo có thể thực hiện chức năng phân quyền người dùng nâng cao và quản lý.
• Tổng đài ảo có thể gọi điện giữa các bộ phận và chi nhánh mà không tốn phí.

MP Transformation – Đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp uy tín

MP Transformation là đơn vị giúp doanh nghiệp lưu trữ và nhận biết lên đến 100% mức độ hài lòng của khách hàng tiềm năng. Đồng thời, việc quản lý nhân viên và năng suất công việc cũng sẽ được kiểm soát tốt hơn. Vì thế, nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài ảo thì MP Transformation có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của bạn.

Doanh nghiệp được gì khi sử dụng giải pháp tổng đài tại MP Transformation?

Khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp tổng đài ảo tại MP Transformation sẽ tối ưu được một số chức năng như sau:

• Giúp doanh nghiệp tối ưu bộ máy nhân sự.
• Các hoạt động quản lý, kiểm soát cấu hình của hệ thống tổng đài đều được kết nối internet thông qua trình duyệt web.
• Giúp doanh nghiệp di chuyển dễ dàng khi có nhiều chi nhánh.
• Cho phép người trong nội bộ đàm thoại mà không mất bất kỳ chi phí nào.
• Giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí nhân sự và bảo quản hệ thống máy móc.
• Giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp có thể phù hợp với nhiều mô hình công ty từ nhỏ đến lớn.
• Mức chi phí lắp đặt tổng đài ảo tại MP Transformation hợp lý.

Quy trình thực hiện báo giá và triển khai giải pháp tại MP Transformation

Khi lựa chọn MP Transformation là đơn vị thực hiện giải pháp tổng đài ảo, quy trình báo giá và triển khai giải pháp sẽ được tiến hành theo từng giai đoạn cụ thể như sau:

• Bước 1: Nắm thông tin từ khách hàng và hẹn thời gian đến để khảo sát quy mô của công ty.
• Bước 2: Thực hiện tư vấn và đưa ra các giải pháp tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Bước 3: Báo giá chi tiết về giải pháp được chọn.
• Bước 4: Tiến hành lắp đặt hệ thống và bàn giao cho doanh nghiệp.
• Bước 5: Bắt đầu nghiệm thu và hỗ trợ chăm sóc khách hàng tận tâm sau khi sử dụng dịch vụ.

Lựa chọn giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp giúp tối ưu chi phí xây dựng hệ thống. Bên cạnh đó, việc bảo trì và nâng cấp hệ thống định kỳ cũng được đơn vị cung cấp thực hiện, hạn chế sự cố gián đoạn trong quá trình sử dụng. Các vấn đề xảy ra đều được giải quyết nhanh chóng mà không cần phải thuê thêm nhân sự để chăm sóc hệ thống tổng đài, thay đổi cấu hình hoặc thêm dịch vụ mới.

Tóm lại, giải pháp tổng đài ảo sẽ mang lại nhiều lợi ích về chi phí và hỗ trợ doanh nghiệp của bạn tăng khả năng bán hàng tốt hơn. Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết trên các doanh nghiệp sẽ lựa chọn được đơn vị cung cấp giải tổng đài ảo phù hợp nhất.