5 sai lầm phổ biến khi triển khai telesale bằng Brandname

Trong thời đại mà trải nghiệm khách hàng ngày càng quyết định trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp, telesale vẫn giữ vai trò quan trọng trong chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, khác với giai đoạn trước đây khi doanh nghiệp chỉ cần một số điện thoại để gọi, ngày nay việc hiển thị tên thương hiệu (Voice Brandname) đã trở thành chuẩn mực bắt buộc nếu muốn tạo dựng sự tin tưởng ngay từ đầu. Chính phủ cũng đã ban hành quy định rõ ràng, yêu cầu mọi tổ chức, doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi quảng bá hoặc chăm sóc khách hàng phải đăng ký và sử dụng tên định danh đã được cấp.

Điều này mở ra cơ hội lớn để doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và tăng tỷ lệ bắt máy, song trên thực tế, nhiều đơn vị lại mắc phải những sai lầm nghiêm trọng trong quá trình triển khai telesale bằng Brandname. Các sai lầm này không chỉ khiến tỷ lệ chuyển đổi giảm sút mà còn làm lãng phí chi phí đầu tư vào hạ tầng và dữ liệu khách hàng.

Vậy những sai lầm phổ biến đó là gì? Bài viết này sẽ phân tích chuyên sâu 5 vấn đề lớn thường gặp và chỉ ra cách doanh nghiệp có thể khắc phục để tận dụng tối đa lợi ích từ Voice Brandname.

Nghĩ rằng chỉ cần hiển thị Brandname là khách hàng sẽ nghe máy

Một trong những quan niệm sai lầm phổ biến nhất hiện nay là “cứ hiển thị Brandname thì khách hàng sẽ bắt máy”. Thực tế không đơn giản như vậy. Việc hiển thị tên thương hiệu chỉ là bước đầu tiên giúp khách hàng nhận diện được ai đang gọi. Nếu nội dung kịch bản không đủ thuyết phục, giọng điệu thiếu chuyên nghiệp hoặc thời điểm gọi không phù hợp, tỷ lệ nghe máy vẫn rất thấp.

Khách hàng hiện đại đã quen với việc được chăm sóc từ nhiều kênh khác nhau, từ SMS, Zalo, email cho đến mạng xã hội. Họ không còn cảm thấy bất ngờ hay tò mò chỉ vì thấy một tên thương hiệu hiện lên trên màn hình điện thoại. Chính vì thế, Brandname chỉ có tác dụng tạo ra sự tin cậy ban đầu, còn quyết định họ có sẵn sàng nghe máy và tiếp tục cuộc trò chuyện hay không phụ thuộc nhiều hơn vào cách doanh nghiệp vận hành chiến dịch.

Nếu một doanh nghiệp triển khai chiến dịch telesale mà chỉ chú trọng vào việc đăng ký Brandname, bỏ qua yếu tố chất lượng cuộc gọi, thì Brandname sẽ nhanh chóng trở thành “con dao hai lưỡi”. Thay vì nâng cao hình ảnh, khách hàng có thể nhớ đến thương hiệu theo hướng tiêu cực: phiền phức, làm phiền hoặc thậm chí là spam.

Không kiểm soát tần suất gọi và để đầu số bị nhà mạng chặn

Một rủi ro lớn trong quá trình triển khai telesale bằng Brandname là tình trạng đầu số bị nhà mạng khóa tạm thời do vượt ngưỡng tần suất gọi cho phép. Khi doanh nghiệp chạy chiến dịch lớn, hàng trăm nhân viên gọi ra đồng loạt từ cùng một tên định danh, hệ thống giám sát của nhà mạng sẽ tự động phát hiện sự bất thường. Nếu tần suất cuộc gọi quá dày, thời gian giữa các cuộc gọi quá ngắn hoặc tỷ lệ khách hàng từ chối quá cao, đầu số có nguy cơ bị liệt vào diện nghi ngờ và chặn tạm thời để kiểm tra.

Theo quy định và cam kết của các nhà mạng lớn như Viettel, VNPT hay MobiFone, cuộc gọi rác hiện nay được chặn dựa trên nhiều tiêu chí: số lượng cuộc gọi bất thường, khoảng cách giữa các cuộc gọi, độ dài cuộc gọi và cả phản hồi của người dùng di động. Điều đó đồng nghĩa, chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu kiểm soát tần suất, toàn bộ chiến dịch telesale có thể bị gián đoạn đột ngột.

Điều đáng nói là nhiều doanh nghiệp chưa có hạ tầng kỹ thuật đủ mạnh để phân tải cuộc gọi thông minh, dẫn đến tình trạng tất cả lưu lượng đều dồn vào một vài đầu số. Đây chính là nguyên nhân khiến Brandname bị đánh dấu spam, gây ảnh hưởng lâu dài đến uy tín thương hiệu.

Bỏ qua việc phân loại khách hàng trước khi gọi

Sai lầm phổ biến khác mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là không thực hiện bước phân loại khách hàng trước khi triển khai gọi ra. Khi toàn bộ danh sách data được đưa vào hệ thống và gọi đồng loạt mà không phân biệt khách hàng mới, khách hàng tiềm năng hay khách hàng cũ, khả năng gặp phải phản ứng tiêu cực là rất cao.

Khách hàng đã từng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ thường có nhu cầu và mức độ quan tâm khác hẳn so với những người chưa từng biết đến thương hiệu. Nếu dùng cùng một kịch bản để tiếp cận tất cả đối tượng, cuộc gọi dễ trở nên gượng gạo, thiếu cá nhân hóa, thậm chí gây phản cảm. Đặc biệt với Brandname, khi tên thương hiệu hiển thị rõ ràng, khách hàng sẽ kỳ vọng rằng nội dung cuộc gọi phải liên quan trực tiếp đến nhu cầu của họ. Nếu không đáp ứng được kỳ vọng này, thương hiệu dễ bị gắn mác “gọi làm phiền”.

Một số nghiên cứu cho thấy, khi khách hàng nhận được cuộc gọi cá nhân hóa dựa trên lịch sử tương tác, tỷ lệ chuyển đổi có thể tăng gấp 2–3 lần so với cách gọi đại trà. Điều này càng khẳng định rằng, hiển thị Brandname mà không đi kèm với chiến lược phân loại và chăm sóc khách hàng phù hợp, thì hiệu quả telesale khó có thể đạt được như mong muốn.

Không chuẩn bị kịch bản xử lý từ chối và phản ứng tiêu cực

Trong telesale, việc bị khách hàng từ chối là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không chuẩn bị sẵn kịch bản xử lý cho những tình huống này, dẫn đến việc nhân viên lúng túng, trả lời thiếu chuyên nghiệp hoặc ngắt máy đột ngột. Điều này vô hình trung khiến Brandname gắn liền với trải nghiệm tiêu cực.

Cần nhớ rằng, khi khách hàng từ chối không có nghĩa là họ hoàn toàn không quan tâm. Đôi khi họ chỉ chưa sẵn sàng, hoặc thời điểm gọi chưa phù hợp. Nếu telesale biết cách phản hồi khéo léo, tôn trọng khách hàng và để ngỏ cơ hội cho lần tiếp cận sau, thương hiệu vẫn duy trì được thiện cảm. Ngược lại, nếu nhân viên trả lời qua loa, tỏ thái độ khó chịu hay cúp máy ngay, khách hàng sẽ có xu hướng phản ánh cuộc gọi như một dạng spam.

Sai lầm này thường xuất phát từ việc doanh nghiệp chỉ tập trung đào tạo telesale kỹ năng bán hàng, mà thiếu đi kỹ năng lắng nghe và xử lý tình huống. Với Brandname, khách hàng có thể dễ dàng nhớ và báo cáo số gọi đến, nên những trải nghiệm tiêu cực càng nhanh chóng ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu.

Không đầu tư hạ tầng tổng đài và giải pháp quản lý đầu số

Một trong những sai lầm nghiêm trọng nhưng ít được chú ý là doanh nghiệp triển khai telesale bằng Brandname nhưng vẫn dùng hạ tầng gọi cũ kỹ, thiếu khả năng quản lý. Nhiều đơn vị chỉ quan tâm đến việc đăng ký tên định danh, mà không đồng thời xây dựng hệ thống tổng đài SIP Trunk hay giải pháp quản lý đầu số hiện đại.

Hệ quả là khi lưu lượng gọi tăng cao, doanh nghiệp không thể phân tải hợp lý, không theo dõi được báo cáo chi tiết về hiệu suất, cũng không kịp thời thay thế đầu số khi phát sinh sự cố. Việc này không chỉ khiến chi phí vận hành đội telesale đội lên mà còn làm giảm hiệu quả tổng thể của chiến dịch.

Trong khi đó, những doanh nghiệp đã đầu tư bài bản vào hạ tầng SIP Trunk thường duy trì được sự ổn định. Công nghệ thoại IP này cho phép quản lý tập trung toàn bộ luồng gọi, phân tải thông minh ra nhiều đầu số, giảm nguy cơ bị nhà mạng chặn, đồng thời cung cấp báo cáo chi tiết để tối ưu chiến dịch theo thời gian thực. Đây là yếu tố mà hệ thống gọi truyền thống PSTN gần như không thể đáp ứng.

Triển khai Brandname kết hợp cùng SIP Trunk – Giải pháp telesale hiệu quả bằng Brandname 

Rõ ràng, việc hiển thị Brandname trong telesale mang lại nhiều giá trị nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu doanh nghiệp triển khai không đúng cách. Để tránh những sai lầm đã phân tích ở trên, giải pháp hiệu quả nhất là kết hợp Brandname với hạ tầng tổng đài SIP Trunk chuyên nghiệp.

Với sự hỗ trợ của SIP Trunk, doanh nghiệp có thể phân tải cuộc gọi thông minh, chủ động điều chỉnh tần suất trên mỗi đầu số để tránh vượt ngưỡng nhà mạng. Đồng thời, hệ thống cho phép bổ sung nhanh số mới vào luồng gọi khi cần, đảm bảo chiến dịch không bị gián đoạn. Báo cáo phân tích chi tiết giúp nhà quản lý nắm bắt hiệu quả từng kịch bản, từ đó điều chỉnh chiến lược telesale linh hoạt hơn.

Tại Việt Nam, MP Transformation hiện là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp hiển thị Brandname kết hợp hạ tầng SIP Trunk toàn diện. Không chỉ giúp doanh nghiệp đăng ký và quản lý Voice Brandname dễ dàng, MPT còn cung cấp hệ thống gọi ổn định, tự động khôi phục khi có sự cố, tỷ lệ hiển thị trên thiết bị người dùng đạt 95–100%. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổng đài và dịch vụ viễn thông, MPT cam kết đồng hành từ khâu tư vấn, thiết kế hạ tầng đến triển khai và vận hành chiến dịch.

Telesale bằng Brandname là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và tăng tỷ lệ bắt máy trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, nếu triển khai một cách hời hợt, chỉ chú trọng vào việc hiển thị tên thương hiệu mà bỏ qua các yếu tố cốt lõi như kiểm soát tần suất, phân loại khách hàng, đào tạo telesale và đầu tư hạ tầng, thì hiệu quả sẽ đi ngược lại kỳ vọng.

Tránh những sai lầm phổ biến đã phân tích, đồng thời kết hợp Brandname với hạ tầng SIP Trunk hiện đại, chính là chìa khóa để xây dựng hệ thống gọi chuyên nghiệp, bền vững. Doanh nghiệp nào làm tốt điều này sẽ không chỉ tối ưu chi phí và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi, mà còn tạo dựng uy tín thương hiệu lâu dài trong lòng khách hàng.