Trong quá trình kinh doanh hay cho vay mượn, phát sinh công nợ là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, việc đòi nợ luôn là tình huống nhạy cảm, dễ khiến mối quan hệ rạn nứt nếu không xử lý khéo léo. Chính vì vậy nhắn tin đòi nợ với sự ngắn gọn, rõ ràng, ít gây áp lực cảm xúc có thể trở thành công cụ đắc lực để nhắc nhở thanh toán.
Trong bài viết này, MP Transformation sẽ hướng dẫn bạn cách viết tin nhắn đòi nợ chuyên nghiệp, lịch sự, hiệu quả nhưng vẫn giữ được thiện chí và hình ảnh cá nhân.
Nội dung bài viết
Việc lựa chọn phương thức giao tiếp là rất quan trọng, tin nhắn được xem là giải pháp tối ưu bởi khả năng truyền tải thông tin trực tiếp, lịch sự và không làm gián đoạn hoạt động của đối phương. Đặc biệt, nó cung cấp một ghi chép rõ ràng về quá trình trao đổi, giúp bạn quản lý và theo dõi công nợ một cách chuyên nghiệp hơn.
So với gọi điện hay gặp trực tiếp, việc nhắn tin giúp bạn chủ động về thời gian, kiểm soát lời lẽ, tránh căng thẳng không cần thiết. Tin nhắn cũng dễ được chuẩn bị trước, giảm rủi ro phát ngôn thiếu suy nghĩ. Với chi phí thấp và khả năng lưu trữ, đây là lựa chọn lý tưởng cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.
Cho dù là khách hàng, bạn bè hay đối tác, nếu được nhắc nợ đúng cách, họ vẫn có thể tiếp tục duy trì mối quan hệ lâu dài với bạn. Một tin nhắn lịch sự, đúng lúc sẽ giúp họ không cảm thấy bị áp lực hay xúc phạm, đồng thời bạn cũng giữ được hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín và công tâm trong mắt người khác.
Đòi nợ bằng tin nhắn sẽ duy trì mối quan hệ tốt đẹp hơn
Viết tin nhắn đòi nợ không phải chỉ là hỏi “bao giờ trả tiền”, mà là một nghệ thuật giao tiếp. Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản bạn nên ghi nhớ.
Nguyên tắc vàng khi soạn tin nhắn nhắc nhở trả nợ
Để tin nhắn đòi nợ thực sự phát huy hiệu quả, bạn cần làm đúng quy trình từ chuẩn bị cho đến theo dõi sau khi gửi. Việc này không chỉ giúp tăng khả năng thu hồi nợ, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế trong cách xử lý vấn đề.
Trước khi gửi tin nhắn, bạn cần xác định chính xác số tiền mà đối phương đang nợ, ngày giao dịch phát sinh, thời hạn phải thanh toán cũng như số lần nhắc nhở đã từng thực hiện. Đồng thời, việc phân loại mức độ quá hạn (vừa đến hạn, trễ vài ngày hay trễ hàng tháng) sẽ giúp bạn chọn được ngôn ngữ phù hợp, thể hiện đúng mức độ nghiêm trọng của tình hình.
Một tin nhắn hiệu quả không thể tách rời khỏi sự hiểu biết về người nhận. Hãy chắc chắn rằng bạn có họ tên chính xác, biết cách xưng hô phù hợp và sử dụng đúng kênh liên lạc mà họ thường xuyên kiểm tra như Zalo, Messenger hay SMS. Ngoài ra, nắm rõ thói quen thanh toán (hay trả trễ, có thiện chí hay không) sẽ giúp bạn định hình cách tiếp cận hợp lý.
Một nội dung tin nhắn tốt cần được viết với giọng văn trung lập, lịch sự và không mang tính đe dọa hay cảm xúc tiêu cực. Tin nhắn nên ngắn gọn, tập trung vào thông tin quan trọng như khoản nợ, thời gian thanh toán và lời kêu gọi hợp tác. Việc thể hiện tinh thần thiện chí, đề cao sự tôn trọng sẽ giúp người nhận dễ tiếp thu và phản hồi tích cực hơn.
Thời gian gửi tin cũng ảnh hưởng lớn đến khả năng khách hàng đọc và phản hồi. Bạn nên tránh các khung giờ nhạy cảm như sáng sớm, giờ nghỉ trưa hoặc tối muộn vì có thể gây khó chịu hoặc bị bỏ qua. Thay vào đó, hãy chọn khoảng thời gian hành chính (9h-11h hoặc 14h-17h) khi họ đang làm việc và dễ tiếp nhận thông tin hơn.
Sau khi tin nhắn được gửi đi, bạn cần ghi chú lại thời gian gửi và nội dung đã gửi để tiện theo dõi. Nếu sau một thời gian hợp lý (1-2 ngày) vẫn không nhận được phản hồi, bạn có thể gửi lại với lời lẽ nghiêm túc hơn, thể hiện việc cần thiết phải thanh toán nhưng vẫn giữ được sự lịch sự. Việc theo dõi sát sao thể hiện bạn làm việc có trách nhiệm và minh bạch.
>>> Tham khảo bài viết liên quan:
Top 7 phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay
Soạn nội dung tin nhắn đòi nợ không nên cảm tính hay tùy hứng, mà cần bám sát hoàn cảnh thực tế và tâm lý người nhận. Dưới đây là những mẫu tin nhắn được thiết kế theo từng giai đoạn nhắc nợ, giúp bạn truyền đạt thông điệp rõ ràng, giữ được thiện chí và tăng khả năng thu hồi công nợ.
Ở lần đầu, bạn nên thể hiện sự thiện chí và nhắc nhở lịch sự để khách hàng không cảm thấy bị thúc ép.
Ví dụ: Chào anh/chị [Tên], em xin phép gửi thông tin khoản thanh toán [Số tiền] theo thỏa thuận ngày [dd/mm/yyyy], hiện đến hạn vào [dd/mm]. Anh/chị xem giúp và sắp xếp thời hạn thực hiện khoản thanh toán giúp em ạ. Em cảm ơn và mong nhận được phản hồi sớm từ anh/chị!
Khi khách hàng chưa phản hồi sau lần đầu, bạn cần kiên quyết hơn nhưng vẫn giữ thái độ tôn trọng.
Ví dụ: Chào anh/chị [Tên], khoản thanh toán [Số tiền] theo lịch ngày [dd/mm] hiện đã quá hạn [số ngày] ngày. Em mong anh/chị kiểm tra lại và xử lý sớm để không ảnh hưởng tiến độ chung. Nếu có vướng mắc gì, anh/chị phản hồi giúp để em hỗ trợ thêm nhé.
Dành cho trường hợp khách hàng trì hoãn vì khó khăn, bạn cần thể hiện sự chia sẻ nhưng vẫn kiểm soát tốt tình hình.
Ví dụ: Anh/chị [Tên], nếu hiện tại đang gặp khó khăn tài chính, mình có thể cùng thống nhất phương án thanh toán linh hoạt hơn (ví dụ: chia nhỏ hoặc dời hạn hợp lý). Em hoàn toàn sẵn lòng hỗ trợ nếu anh/chị phản hồi trước [dd/mm]. Cảm ơn anh/chị đã hợp tác!
Đây là lựa chọn khi khách hàng không phản hồi sau nhiều lần nhắc, buộc bạn phải thể hiện sự cứng rắn nhưng vẫn giữ thái độ chuyên nghiệp.
Ví dụ: Anh/chị [Tên], do khoản [Số tiền] đã quá hạn và chưa có phản hồi sau nhiều lần nhắc, em sẽ tiến hành chuyển hồ sơ cho bộ phận liên quan nếu không nhận được phản hồi trước [dd/mm]. Rất mong anh/chị xử lý sớm để giữ uy tín và tránh phát sinh không đáng có.
Dù là lần nhắc đầu tiên hay lời nhắc cuối cùng, mỗi tin nhắn đòi nợ đều cần sự tinh tế trong cách dùng từ và chiến lược trong cách tiếp cận. Khi soạn đúng mẫu, gửi đúng thời điểm và giữ thái độ chuẩn mực, bạn không chỉ thúc đẩy khách thanh toán mà còn bảo vệ hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra trơn tru và không bị bỏ sót, việc sử dụng công cụ theo dõi là điều bắt buộc. MP Transformation khuyến nghị doanh nghiệp nên ứng dụng các nền tảng quản lý công nợ thông minh, từ bảng theo dõi tự động đến CRM tích hợp nhắc lịch nhằm tối ưu hiệu quả thu hồi.
Để tìm hiểu thêm về MP Transformation, hãy theo dõi và tương tác với chúng tôi trên các trang mạng xã hội
Tầng 10, Tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
1900585853
contact@mpt.com.vn
