Giải pháp tổng đài CSKH – Xây dựng niềm tin và sự hài lòng của khách hàng

Chăm sóc khách hàng đúng cách là giải pháp giữ chân khách hàng và tăng tỷ lệ khách hàng quay lại với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên để xây dựng được một đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ mất rất nhiều chi phí, nguồn lực. Những giải pháp tổng đài CSKH có thể giúp bạn giải quyết nỗi lo này. 

Giải pháp tổng đài CSKH được xem là vị cứu tinh của doanh nghiệp trong việc giải quyết các vấn đề của khách hàng. Tổng đài này được ứng dụng công nghệ hiện đại cùng nhiều ưu điểm nổi bật, mang đến sự hài lòng cho khách hàng đồng thời tối ưu chi phí, công việc cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về những giải pháp CSKH hiện đại này để cân nhắc sử dụng tổng đài phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé. 

Tổng quan về tổng đài CSKH

Tổng đài chăm sóc khách hàng còn được gọi là Customer Service Center. Đây là một hệ thống bao gồm các dịch vụ hỗ trợ khách hàng đa kênh như điện thoại, email, mạng xã hội,… 

Tổng đài chăm sóc khách hàng hướng tới việc làm hài lòng khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Từ đó tạo ra trải nghiệm tốt nhất với doanh nghiệp, làm hài lòng họ. Công việc chính của những tổng đài này là tương tác với khách hàng, giải đáp thắc mắc của họ, tiếp nhận phản hồi, góp ý từ khách hàng để từ đó cải thiện sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Hiểu rõ về giải pháp tổng đài CSKH 

Tổng đài CSKH đóng vai trò quan trọng trong quản lý, chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Một số chức năng của tổng đài như: 

• Giải đáp thắc mắc: thông qua việc tiếp nhận thắc mắc về sản phẩm, dịch vụ, nhân viên tổng đài sẽ giải đáp và cung cấp thông tin giúp giải quyết các vướng mắc này nhanh chóng. 
• Tư vấn, giới thiệu về dịch vụ, sản phẩm: tổng đài CSKH cũng được xem như một kênh tư vấn, giới thiệu sản phẩm, đăng ký dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp
• Xử lý khiếu nại: phản ánh, khiếu nại của khách hàng được gửi đến tổng đài sẽ được giải quyết nhanh chóng theo quy trình của doanh nghiệp. 
• Hỗ trợ kỹ thuật khi gặp trục trặc: nhân viên tổng đài có thể đưa ra những giải pháp về kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, dịch vụ ngay khi được yêu cầu. 
• Tiếp nhận phản hồi: tổng đài CSKH là kênh liên lạc giữa khách hàng và doanh nghiệp cho phép họ gửi phản hồi về sản phẩm, dịch vụ trong quá trình sử dụng. 
• Làm hài lòng khách hàng: bằng việc gửi phản hồi, ý kiến, than phiền về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng sẽ được hướng dẫn giải quyết các vấn đề liên quan một cách hài lòng nhất. 

Đối tượng nào nên sử dụng giải pháp tổng đài CSKH

Tổng đài CSKH thông minh phù hợp với mọi đối tượng từ doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ cho đến những tổng công ty, tập đoàn lớn. Những công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: truyền thông, viễn thông, công nghệ thông tin, bảo hiểm, tài chính,… đều có thể sử dụng giải pháp tổng đài này. 

Đặc biệt nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, giải pháp tổng đài CSKH này rất hữu ích khi bạn có thể hỗ trợ khách hàng từ mọi nơi. Cùng với đó là nhiều tính năng hiện đại, khả năng xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời một cách mạnh mẽ, tổng đài CSKH thông minh là giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. 

Tổng đài CSKH thông minh phù hợp với mọi đối tượng

5 giải pháp tổng đài CSKH được sử dụng phổ biến

Tổng đài CSKH là một công cụ không thể thiếu trong quản lý, kinh doanh. Nhờ có sự phát triển của công nghệ, nhiều tổng đài CSKH ra đời mang đến những tính năng tiện ích vượt bậc.

Giải pháp tổng đài CSKH vật lý

Tổng đài CSKH vật lý sử dụng hệ thống điện thoại tập trung được đặt tại một địa điểm nhất định trong doanh nghiệp, tổ chức. Khi hoạt động, người dùng có thể quản lý, điều khiển các cuộc gọi đến, cuộc gọi đi từ các đầu số thuộc quyền sở hữu của tổng đài. Tổng đài này không phân biệt số nội bộ và số điện thoại bên ngoài. 

Ưu điểm của giải pháp tổng đài này là tính ổn định và độ tin cậy cao do được đặt ở một địa điểm cụ thể. Nhờ trang bị phần cứng mạnh mẽ, tốc độ xử lý của tổng đài vật lý nhanh hơn cùng với nhiều tính năng hấp dẫn như chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi, ghi âm,… 

Dù vậy chi phí đầu tư tổng đài CSKH vật lý khá cao do phải thiết lập và triển khai tổng thể toàn bộ công ty. Đồng thời để bảo trì và nâng cấp tổng đài cũng sẽ mất một khoản đầu tư khá lớn. Hơn nữa, giải pháp này bị giới hạn về địa điểm và gây ra khó khăn với những nhu cầu cần làm việc từ xa. 

Giải pháp tổng đài IP

Tổng đài IP là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động dựa trên IP của thiết bị di động. Các điện thoại sẽ được kết nối chung với một mạng nội bộ, liên kết IP và nhau và truyền tải dữ liệu khi cần CSKH. 

Ưu điểm của tổng đài này là tiết kiệm chi phí, nhất là khi cần thực hiện những cuộc gọi giữa các chi nhánh, văn phòng nội bộ. Bạn cũng có thể định tuyến cuộc gọi đến bất cứ một vị trí nào trên thế giới thông qua địa chỉ IP và quản lý chúng dễ dàng trên giao diện chung. 

Dù vậy, hoạt động của giải pháp tổng đài CSKH này sẽ bị phụ thuộc vào chất lượng đường truyền Internet. Người dùng gặp phải khó khăn khi thiết lập cấu hình ban đầu của hệ thống tổng đài IP. Doanh nghiệp cũng phải đối mặt với những rủi ro về bảo mật nếu không cấu hình và quản lý chặt chẽ. 

Giải pháp tổng đài ảo trí tuệ nhân tạo AI

Tổng đài ảo AI cung cấp dịch vụ điện thoại trên mạng giúp các doanh nghiệp, tổ chức xây dựng tổng đài điện thoại ảo. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý các cuộc gọi đến, cuộc gọi đi thông qua giao diện web hoặc phần mềm được cài đặt trên máy tính. 

OmiBot là giải pháp tổng đài ảo thông minh được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Tổng đài này giúp công ty tiết kiệm chi phí đầu tư lắp đặt và quản lý một cách dễ dàng các cuộc gọi. Đối với nhân viên làm việc từ xa, tổng đài này cũng có thể hỗ trợ nhanh chóng mà không bị giới hạn về địa lý miễn là thiết bị có kết nối internet. 

Omi Bot tự động trả lời những câu hỏi một cách nhanh chóng với khả năng làm việc 24/7. Tổng đài có khả năng xử lý một cách tự nhiên, xây dựng tình huống giao tiếp, tương tác chân thực giữa khách hàng với tổng đài. Cùng với đó là nhiều tính năng đi kèm hấp dẫn như: thiết lập lời chào, phản hồi âm thanh tự động, chuyển tiếp cuộc gọi,…

Giải pháp tổng đài ảo trí tuệ nhân tạo AI

> Xem thêm:

• AI Contact Center – Tổng đài ảo ứng dụng công nghệ AI
• AI Call Center – Giải pháp tổng đài ảo CSKH chuyên nghiệp

Giải pháp tổng đài CSKH tích hợp CRM

Tổng đài CSKH tích hợp CRM là sự kết hợp giữa tổng đài điện thoại và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Khi sử dụng giải pháp này, doanh nghiệp có thể quản lý, xử lý các cuộc gọi đến và đi một cách hiệu quả và nâng cao sự hài lòng của khách. 

Giải pháp tổng đài này giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng nhiều hơn, giảm thời gian chờ máy. Quy trình làm việc cũng được tối ưu hóa khi phần mềm này có thể tổ chức, phân loại, quản lý thông tin khách hàng một cách nhanh chóng. Việc xử lý các yêu cầu khách hàng được tổng hợp và thực hiện hiệu quả hơn. Đồng thời doanh nghiệp cũng có thể theo dõi và đánh giá hoạt động CSKH thông qua tổng đài này. 

Giải pháp OmiCX là tổng đài CSKH tích hợp CRM được nhiều doanh nghiệp tin tưởng, ứng dụng hiện nay. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý, tối ưu hóa tương tác đa kênh bằng cách tiếp nhận và xử lý thông tin từ nhiều nền tảng khác nhau. Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể quản lý, theo dõi tương tác để đưa ra phản hồi nhanh chóng. Cùng với đó là nhiều tính năng hiện đại như tự động điều phối cuộc gọi, thu âm cuộc gọi, tạo báo cáo trực quan,… 

Giải pháp tổng đài đám mây

Một giải pháp CSKH thông minh cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay đó là tổng đài điện thoại đám mây. Đây là một giải pháp tiện lợi cho những doanh nghiệp muốn cải thiện chất lượng dịch vụ CSKH mà không phải chi trả quá nhiều chi phí cơ sở hạ tầng. Tổng đài này giúp xử lý các cuộc gọi đến và đi nhanh chóng hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống. 

Ưu điểm của giải pháp tổng đài này là tiết kiệm chi phí đầu tư, dễ dàng mở rộng để thích hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Nhân viên có thể truy cập tổng đài điện thoại đám mây mà không bị giới hạn về thời gian, địa điểm. Chỉ cần thiết bị có kết nối internet, bạn có thể truy cập tổng đài và tuyệt đối không xảy ra rủi ro bảo mật khi sử dụng. Điện toán đám mây cũng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng một cách tốt nhất. 

Tuy nhiên, tổng đài này sẽ phụ thuộc vào kết nối internet của thiết bị. Kết nối gián đoạn hoặc bị chậm sẽ làm giảm chất lượng cuộc gọi. Đồng thời, hệ thống này cũng có nguy cơ cao bị tấn công bởi tin tặc khi truyền tải dữ liệu qua internet. 

Những lưu ý khi chọn giải pháp tổng đài CSKH phù hợp

Lựa chọn giải pháp tổng đài CSKH phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, hiệu quả làm việc, quản lý dễ dàng. Dưới đây là một số lưu ý giúp doanh nghiệp tìm hiểu và lựa chọn tổng đài phù hợp:

• Xác định mục tiêu muốn triển khai của doanh nghiệp, xác định các yêu cầu chính đối với hệ thống 
• Thực hiện đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống chăm sóc khách hàng hiện tại để tìm hiểu các tính năng của giải pháp mới phù hợp với nhu cầu. 
• Khảo sát nhu cầu về tính năng của tổng đài bằng cách lắng nghe ý kiến của tổng đài viên
• Tham khảo, đánh giá các tính năng của tổng đài CSKH có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không. 
• Tập trung vào những tính năng phải có của tổng đài CSKH để giải quyết triệt để các vấn đề tồn đọng từ hệ thống cũ. 
• Đánh giá về lịch sử hình thành, phát triển, độ uy tín của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài CSKH 

Tại sao nên chọn giải pháp tổng đài CSKH sử dụng AI và tích hợp CRM?

Với sự phát triển của công nghệ, những tổng đài CSKH sử dụng AI và CRM ngày càng phát triển mạnh mẽ. Vậy đâu là lý do mà doanh nghiệp nên ứng dụng giải pháp này cho quy trình làm việc của mình? 

Tổng đài CSKH AI và tích hợp CRM giúp tăng số lượng khách hàng, khách hàng thân thiết bằng việc quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học, tập trung.

Tổng đài CSKH sử dụng AI và tích hợp CRM

Tiết kiệm chi phí đầu tư khi sử dụng giải pháp tổng đài CSKH AI và tích hợp CRM. So với chi phí đầu tư thiết bị lắp đặt, doanh nghiệp chỉ cần thiết bị có kết nối internet là có thể sử dụng tổng đài ngay tức khắc

Tối ưu thời gian quản lý công việc nhờ khả năng phân quyền giúp tổng đài viên theo dõi, tiếp nhận công việc của mình một cách nhanh chóng thông qua phần mềm quản lý chung và thực hiện báo cáo theo thời gian thực. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài CSKH uy tín

Chọn đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài CSKH uy tín luôn là vấn đề được ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. MPTransformation tự tin là đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài hàng đầu hiện nay với hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu linh hoạt, phù hợp với mọi doanh nghiệp. 

Tổng đài CSKH tại MPTransformation có sử dụng AI và được tích hợp CRM. Phần mềm có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Mọi chức năng được tinh gọn giúp thao tác với phần mềm đơn giản hơn rất nhiều. Cùng với đó là nhiều tính năng hiện đại của tổng đài giúp bạn thực hiện công việc một cách tối ưu nhất, dễ dàng quản lý và báo cáo công việc khi cần thiết. 

Lựa chọn phần mềm tổng đài CSKH tại đây, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư quá nhiều trang thiết bị. Tổng đài có khả năng tương thích với phần mềm của bên thứ 3, giúp bạn nhanh chóng báo cáo, triển khai công việc của mình. Đây là giải pháp hỗ trợ đa kênh giúp doanh nghiệp tiếp cận với nhiều khách hàng và thực hiện chăm sóc trên đa nền tảng. 

Không chỉ vậy, đội ngũ tư vấn viên của MPTransformation luôn túc trực 24/7 sẵn sàng tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng về phần mềm, dịch vụ. Chúng tôi cũng có nhiều hỗ trợ khác cho khách hàng như: hỗ trợ kỹ thuật từ xa 24/7, bảo trì, backup dữ liệu, cập nhật phần mềm, bổ sung ứng dụng hỗ trợ,… Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm, giải pháp Contact Center, MPTransformation đã trở thành người bạn đồng hành thân thiết trên chặng đường phát triển của nhiều doanh nghiệp. 

Lời kết

Có thể nói sự phát triển vượt bậc của những giải pháp tổng đài CSKH đã giúp các doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng hơn, cải thiện chất lượng dịch vụ một cách tốt nhất. Cùng với đó là những tính năng vượt trội được tích hợp trong các tổng đài này giúp tối ưu hóa công việc, quản lý và đánh giá nhân viên tổng đài một cách dễ dàng nhất. 

Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích về giải pháp tổng đài CSKH. Hãy tìm hiểu, lựa chọn cho doanh nghiệp một tổng đài phù hợp với nhu cầu, mục tiêu của mình và nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của công ty mình ngay từ hôm nay nhé. Nếu muốn liên hệ để được MP Transformation tư vấn miễn phí vui lòng liên hệ: