Bạn muốn cài tin nhắn tự động Zalo để không bỏ lỡ thời điểm gửi tin, nhắc lịch hoặc chủ động chăm sóc khách hàng? Tùy vào nhu cầu cá nhân hay doanh nghiệp, Zalo cung cấp những cách thiết lập khác nhau như hẹn giờ gửi trên tài khoản cá nhân, đặt lịch Broadcast trên Zalo OA hoặc sử dụng giải pháp ZNS để tự động hóa việc gửi thông báo.
Trong bài viết này, MPT hướng dẫn chi tiết cách cài tin nhắn tự động Zalo, thiết lập tin nhắn theo lịch và cách doanh nghiệp có thể tự động gửi thông báo đến khách hàng
Dù sử dụng tài khoản cá nhân, OA Broadcast hay giải pháp ZNS, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ các quy định của nền tảng.
Đặc biệt với ZNS, nội dung và template cần đáp ứng yêu cầu xét duyệt. Không nên sử dụng hệ thống tự động để gửi nội dung tùy ý hoặc cố tình vượt qua các giới hạn của Zalo.
Tự động hóa không đồng nghĩa với việc gửi càng nhiều tin càng tốt.
Doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của từng tin nhắn, đối tượng nhận và thời điểm gửi. Việc gửi quá nhiều thông báo có thể làm giảm trải nghiệm khách hàng và khiến thông tin quan trọng bị bỏ qua.
Một tin nhắn tự động vẫn cần được viết như một tin nhắn dành cho con người.
Nội dung nên:
ZNS hỗ trợ template, dữ liệu động, CTA và tracking, giúp doanh nghiệp cá nhân hóa nội dung và đo lường hiệu quả tốt hơn.
Sau khi cài tin nhắn tự động Zalo, doanh nghiệp nên theo dõi định kỳ tỷ lệ gửi thành công, tương tác và các chỉ số liên quan.
Không nên chỉ đánh giá hiệu quả dựa trên số lượng tin đã gửi. Quan trọng hơn là tin có đến đúng khách hàng, đúng thời điểm và có giúp hoàn thành mục tiêu giao dịch hoặc chăm sóc hay không.
Nếu hệ thống được kết nối với CRM, website hoặc phần mềm quản lý, doanh nghiệp còn có thể xây dựng quy trình tự động theo từng giai đoạn của hành trình khách hàng.
Nếu Zalo cá nhân phù hợp với nhu cầu gửi tin theo lịch, Zalo Official Account (OA) dành cho doanh nghiệp lại phù hợp hơn với hoạt động truyền thông và chăm sóc khách hàng theo tệp người quan tâm.
Với Broadcast, doanh nghiệp có thể tạo nội dung, lựa chọn đối tượng và đặt lịch gửi. Tài liệu hướng dẫn vận hành Zalo OA hiện ghi nhận Broadcast có chức năng chọn đối tượng nhận và đặt lịch gửi trong khung giờ được hỗ trợ.
Truy cập hệ thống quản lý Zalo Official Account của doanh nghiệp và đăng nhập tài khoản có quyền quản trị OA.
Tại giao diện quản lý, tìm đến chức năng Broadcast để bắt đầu tạo nội dung gửi đến nhóm người dùng đã quan tâm OA.
Soạn nội dung muốn gửi đến khách hàng. Tùy loại Broadcast và định dạng được hỗ trợ, doanh nghiệp có thể kết hợp nội dung văn bản với các thành phần phù hợp.
Nội dung nên ngắn gọn, có thông tin rõ ràng và tập trung vào một hành động cụ thể thay vì đưa quá nhiều thông tin trong một tin nhắn.
Xác định nhóm người dùng muốn tiếp cận. Việc phân nhóm giúp doanh nghiệp tránh gửi cùng một thông điệp cho toàn bộ khách hàng khi nhu cầu của từng nhóm khác nhau.
Chọn thời điểm muốn Broadcast được gửi. Với những nội dung cần gửi đúng thời điểm, việc đặt lịch giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình triển khai.
Theo tài liệu hướng dẫn Zalo OA được công bố, Broadcast có thể được đặt lịch và quản lý các tin đang chờ xuất bản.
Kiểm tra lại nội dung, đối tượng nhận và thời gian gửi trước khi xác nhận.
Broadcast phù hợp khi doanh nghiệp muốn truyền thông đến tệp người đã quan tâm OA. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có dữ liệu số điện thoại khách hàng và cần gửi thông báo tự động theo từng giao dịch, lịch hẹn hoặc trạng thái đơn hàng, Broadcast chưa phải giải pháp tối ưu nhất.
Đây là lúc doanh nghiệp có thể cân nhắc ZNS.
Zalo Notification Service (ZNS) là giải pháp dành cho doanh nghiệp, cho phép gửi các thông báo chăm sóc khách hàng thông qua hệ thống Zalo. Theo tài liệu Zalo, ZNS được thiết kế để doanh nghiệp gửi thông báo thông qua API tới các số điện thoại đang sử dụng Zalo.
Khác với Broadcast OA, ZNS hướng đến các tình huống phát sinh trong hành trình khách hàng như xác nhận giao dịch, đơn hàng, nhắc lịch, nhắc thanh toán, OTP hoặc chăm sóc sau bán. Tài liệu ZNS của MPT cũng tập trung vào các nhóm thông báo giao dịch, xác thực, chăm sóc khách hàng và hậu mãi.
Một điểm cần lưu ý khi triển khai nội dung hiện nay: Zalo cho biết từ ngày 01/01/2026, ZNS API được hợp nhất vào ZBS Template Message. Vì vậy, doanh nghiệp triển khai mới nên đối chiếu tài liệu kỹ thuật hiện hành của Zalo khi tích hợp.
Doanh nghiệp cần có hệ thống tài khoản và nền tảng phù hợp để triển khai dịch vụ. Theo tài liệu API của Zalo, mô hình sử dụng cần có Zalo Official Account, ứng dụng trên nền tảng Zalo và Zalo Cloud Account; đồng thời doanh nghiệp cần cấp quyền và tích hợp API với hệ thống nội bộ.
Ngoài điều kiện về tài khoản và kỹ thuật, nội dung tin nhắn cũng cần tuân thủ quy định, template và cơ chế xét duyệt của Zalo.
Quy trình cơ bản có thể triển khai theo các bước:
Đăng ký dịch vụ → tạo template → gửi duyệt → tích hợp hệ thống → phát sinh sự kiện → tự động gửi tin → theo dõi kết quả.
Cách làm này giúp doanh nghiệp không phải thao tác thủ công cho từng khách hàng. Khi có một sự kiện trong hệ thống, API có thể được sử dụng để kích hoạt thông báo tương ứng.
Doanh nghiệp đăng ký và thiết lập các tài khoản cần thiết cho việc sử dụng dịch vụ. Với mô hình tích hợp API, Zalo yêu cầu doanh nghiệp thiết lập Zalo OA, Zalo App và Zalo Cloud Account trước khi vận hành.
Nếu doanh nghiệp không có đội ngũ kỹ thuật để tự triển khai, có thể sử dụng đơn vị cung cấp giải pháp ZNS để hỗ trợ từ khâu đăng ký đến tích hợp và vận hành.
Doanh nghiệp xây dựng nội dung theo từng nhu cầu.
Một số mẫu thông báo phổ biến gồm:
ZNS hỗ trợ sử dụng dữ liệu động để cá nhân hóa nội dung như tên khách hàng, mã đơn hàng, lịch hẹn, số tiền hoặc trạng thái dịch vụ.
Ví dụ:
Xin chào {{Tên khách hàng}},
Đơn hàng {{Mã đơn hàng}} của bạn đã được xác nhận.
Giá trị đơn hàng: {{Số tiền}}.
Dự kiến giao hàng: {{Ngày giao}}.
Thay vì gửi một nội dung giống nhau cho tất cả khách hàng, doanh nghiệp có thể tự động đưa dữ liệu tương ứng vào từng tin nhắn.
Mẫu tin cần được gửi để kiểm tra và phê duyệt theo quy định của Zalo trước khi đưa vào sử dụng.
Việc sử dụng template được duyệt giúp doanh nghiệp kiểm soát nội dung và hạn chế tình trạng gửi thông tin không phù hợp với chính sách nền tảng. Tài liệu ZNS của MPT cũng xác định template được duyệt sẵn là một trong những đặc điểm của giải pháp.
Đây là bước giúp biến ZNS thành một hệ thống gửi tin nhắn tự động Zalo thay vì phải thao tác thủ công.
Doanh nghiệp có thể kết nối API với website, CRM, ứng dụng, hệ thống bán hàng hoặc các phần mềm nội bộ.
Ví dụ:
Khách đặt hàng → hệ thống ghi nhận đơn → API kích hoạt → ZNS gửi xác nhận đơn hàng.
Hoặc:
Khách đặt lịch → hệ thống ghi nhận lịch → đến thời điểm quy định → hệ thống tự động gửi tin nhắc lịch.
Theo tài liệu API của Zalo, doanh nghiệp có thể tích hợp ZNS API với server nội bộ để gửi thông báo tự động và nhận các event webhook liên quan đến quá trình gửi hoặc tương tác.
Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số liên quan đến việc gửi và tương tác với tin nhắn.
Một hệ thống ZNS có thể hỗ trợ theo dõi trạng thái gửi, mở, nhấp và các chỉ số liên quan để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả.
Việc đo lường giúp doanh nghiệp biết thông báo nào hoạt động tốt, thời điểm nào phù hợp và nội dung nào cần tối ưu.
Nếu nhu cầu chỉ là hẹn giờ gửi một vài tin nhắn, Zalo cá nhân hoặc Broadcast OA có thể đáp ứng. Nhưng khi doanh nghiệp cần gửi hàng nghìn thông báo theo đơn hàng, lịch hẹn, giao dịch hoặc trạng thái khách hàng, việc thao tác thủ công sẽ nhanh chóng trở nên khó quản lý.
Dịch vụ Zalo Notification Service (ZNS) của MPT hướng đến bài toán này với khả năng gửi thông báo tự động qua hệ thống, cá nhân hóa nội dung, hỗ trợ tương tác 2 chiều, CTA, tracking và tích hợp API.
Theo tài liệu giải pháp của MPT, ZNS có thể hỗ trợ các nhóm tin giao dịch, chăm sóc khách hàng và hậu mãi; đồng thời tích hợp API để tự động hóa thông báo theo hành trình khách hàng.
Một số lợi ích nổi bật gồm:
Với doanh nghiệp đang muốn chuyển từ việc gửi tin thủ công sang tự động hóa chăm sóc khách hàng trên Zalo, ZNS là một hướng triển khai phù hợp hơn so với việc chỉ sử dụng tính năng hẹn giờ trên tài khoản cá nhân.
Liên hệ MPT để được tư vấn giải pháp Zalo Notification Service phù hợp với quy trình vận hành và nhu cầu gửi thông báo của doanh nghiệp. Tìm hiểu dịch vụ Zalo Notification Service của MPT
Để tìm hiểu thêm về MP Transformation, hãy theo dõi và tương tác với chúng tôi trên các trang mạng xã hội
Tầng 10, Tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
1900585853
contact@mpt.com.vn
