Tăng lợi nhuận bằng Callbot: Giải bài toán chi phí nhân sự tổng đài

Doanh thu tăng chưa chắc là tin vui nếu lợi nhuận không theo kịp. Với bộ phận tổng đài, doanh nghiệp đang phải gánh chịu một khoản chi phí nhân sự không nhỏ như lương thưởng, tuyển mới và đào tạo lại do nhân viên nghỉ việc, kém tối ưu trong quy trình làm việc… khiến chi phí vận hành tăng cao, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vậy làm sao để tiết kiệm chi phí mà vẫn giữ chất lượng chăm sóc khách hàng và telesales? Câu trả lời nằm ở trợ lý ảo tổng đài OmiBot.

Tổng đài thủ công – “Điểm rò rỉ lợi nhuận” khó nhận ra

Vận hành tổng đài theo cách thủ công không chỉ làm chậm hiệu quả xử lý công việc, mà còn âm thầm tạo ra những chi phí lớn mà doanh nghiệp khó kiểm soát ngay từ đầu như:

Những khoản chi phí ngầm tưởng nhỏ nhưng cộng dồn rất lớn

Lương tháng, thưởng KPI, bảo hiểm xã hội, công cụ làm việc, tiền điện thoại, thiết bị… là những yếu tố có thể tính toán được. Nhưng điều đáng lo hơn là những chi phí ngầm như thời gian quản lý, chi phí tuyển dụng/ đào tạo lại mỗi khi nhân viên nghỉ việc, chi phí giám sát chất lượng cuộc gọi, xử lý lỗi sai hoặc khiếu nại do giao tiếp sai lệch…

Với ngành dịch vụ, một cuộc gọi bị xử lý kém không chỉ ảnh hưởng đến một khách hàng, mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu, tốn thêm chi phí xử lý sự cố và thậm chí mất doanh thu lâu dài từ khách hàng đó.

Chưa kể đến việc bộ phận chăm sóc khách hàng thường xuyên vận hành thủ công với số lượng nhân sự đông, yêu cầu chia ca kíp và duy trì hoạt động liên tục, nhất là trong các mùa cao điểm, gây tốn kém thêm chi phí tăng ca, bồi dưỡng… 

Tỷ lệ nghỉ việc cao tạo ra vòng lặp chi phí khó dứt

Báo cáo từ các trung tâm chăm sóc khách hàng tại Việt Nam cho thấy, tỷ lệ nghỉ việc trung bình của nhân viên tổng đài dao động từ 25–35%/năm. Điều này đồng nghĩa với việc cứ 3–4 nhân sự, sẽ có 1 người rời đi. Với các doanh nghiệp quy mô lớn, con số này tương đương hàng trăm ca tuyển mới và đào tạo lại mỗi năm, chưa kể đến tổn thất về chất lượng và hiệu quả làm việc của nhân viên mới chưa ổn định.

Chi phí phình to, lợi nhuận bị “nuốt chửng”

Tổng đài là một mắt xích quan trọng trong hành trình khách hàng. Khi phải liên tục đổ thêm chi phí vào bộ phận này, mà không cải thiện được hiệu suất hoặc chất lượng, doanh nghiệp sẽ rơi vào thế giậm chân tại chỗ về lợi nhuận bất chấp doanh số tăng trưởng.

Ngoài ra, trong các mùa chiến dịch lớn, việc phải bổ sung thêm nhân sự ngắn hạn khiến chi phí đội lên nhanh chóng. Không chỉ là tiền lương, mà còn cả thời gian đào tạo, công cụ làm việc, chi phí quản lý và cả rủi ro khi nhân viên mới chưa đủ kỹ năng gây sai sót… Dù doanh thu có thể tăng trong giai đoạn đó nhưng phần lớn lợi nhuận lại bị “bào mòn” bởi chính khâu vận hành thủ công này.

OmiBot – Trợ lý tổng đài hoạt động liên tục 24/7 giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cố định

Trong khi hệ thống tổng đài truyền thống tiêu tốn nguồn lực lớn để duy trì nhân sự vận hành, giám sát và xử lý cuộc gọi hằng ngày, thì Callbot như OmiBot mang đến một cách tiếp cận hoàn toàn khác: chủ động, linh hoạt và gần như không giới hạn về quy mô vận hành  với mức chi phí thấp hơn đáng kể.

Ưu thế vượt trội về chi phí vận hành

OmiBot – Callbot do MP Transformation phát triển sử dụng công nghệ Generative AI để giao tiếp bằng giọng nói tự nhiên, có khả năng hiểu và phản hồi linh hoạt theo kịch bản đã thiết lập.

OmiBot không chỉ thay thế những thao tác lặp đi lặp lại của con người, mà còn nâng cao hiệu suất tổng đài với mức chi phí tối ưu, giúp doanh nghiệp từng bước chuyển đổi chi phí nhân sự cố định thành chi phí linh hoạt theo hiệu suất.

Khác với nhân sự truyền thống, OmiBot vận hành 24/7, không mệt mỏi, không sai sót và đặc biệt có thể xử lý hàng nghìn cuộc gọi cùng lúc – điều mà một đội ngũ con người không thể làm được.

Tinh gọn nhân sự mà không đánh đổi chất lượng

Khác với chatbot đơn thuần, Callbot như OmiBot được lập trình theo các kịch bản linh hoạt, có khả năng xử lý hội thoại theo ngữ cảnh. Giọng nói gần như con người, tốc độ phản hồi nhanh, không quên kịch bản và không bị ảnh hưởng bởi tâm trạng… tất cả tạo nên trải nghiệm giao tiếp chuyên nghiệp, nhất quán và hiệu quả.

Điều này giúp doanh nghiệp tinh gọn đội ngũ tổng đài mà không ảnh hưởng đến chất lượng tương tác. Nhân sự có thể tập trung vào các case phức tạp, trong khi OmiBot xử lý các tác vụ lặp lại: Lọc lead, xác nhận đơn hàng, nhắc thanh toán, khảo sát, chăm sóc sau bán, telesales cơ bản…

Chuẩn hóa – đo lường – cải tiến: minh bạch hiệu suất tổng đài

Mỗi cuộc gọi của OmiBot đều được ghi nhận và phân tích chi tiết: từ thời lượng, nội dung phản hồi, kết quả đạt được đến cảm xúc khách hàng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất, kiểm soát KPI và điều chỉnh nội dung theo thời gian thực để tối ưu dần chiến dịch.

Trong khi tổng đài thủ công phụ thuộc vào năng lực từng nhân viên, thì Callbot hoạt động dựa trên kịch bản chuẩn hóa. Không có tình huống tư vấn sai, khách bực vì bị thái độ, gọi nhưng quên nội dung…, từ đó giúp đảm bảo trải nghiệm nhất quán và chất lượng ổn định hơn.

Doanh nghiệp hiện đại không chỉ tìm cách bán nhiều hơn mà còn vận hành thông minh hơn

Doanh nghiệp trước đây thường nghĩ đến việc mở rộng đội ngũ tổng đài khi muốn tăng quy mô chiến dịch hoặc số lượng khách hàng. Nhưng điều này đồng nghĩa với việc chấp nhận chi phí cao hơn, áp lực quản lý lớn hơn và hiệu suất không được đảm bảo.

Với Callbot như OmiBot, doanh nghiệp có thể tiếp cận hàng nghìn khách hàng mỗi ngày chỉ bằng một vài thao tác khởi động chiến dịch. Không cần mở rộng nhân sự, không phát sinh chi phí đào tạo mà vẫn kiểm soát được hiệu quả qua hệ thống dashboard theo thời gian thực.

Khả năng biến chi phí cố định thành chi phí linh hoạt cũng là lợi thế rất lớn của Omibot. Thay vì phải duy trì lương tháng và các khoản cố định cho một đội ngũ lớn, doanh nghiệp chỉ cần chi trả theo hiệu quả hoạt động thực tế của callbot. Mô hình này không chỉ giúp tối ưu dòng tiền mà còn tăng sự chủ động trong việc lên kế hoạch chiến dịch.

Chuyển đổi tổng đài – giữ trọn lợi nhuận

Chi phí vận hành tổng đài là một trong những “lỗ hổng” lớn nhưng khó nhận ra nhất trong hoạt động kinh doanh. Nếu không tối ưu, chính chi phí này sẽ âm thầm làm giảm lợi nhuận doanh nghiệp dù doanh thu có tăng trưởng đến đâu.

OmiBot – Trợ lý ảo tổng đài thông minh ứng dụng Generative AI không chỉ là một giải pháp tiết kiệm chi phí, mà còn là cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp giữ chất lượng dịch vụ, nâng cao trải nghiệm khách hàng và kiểm soát hiệu suất một cách toàn diện.

Liên hệ ngay đến hotline 1900 585853 để OmiBot giúp bạn chuyển đổi tổng đài thành công cụ tăng trưởng thông minh, tiết kiệm, hiệu quả.