Bị chặn đầu số, ngắt kết nối, đứt mạch chiến dịch – Lỗi do đâu khi không dùng SIP Trunk?

Bạn đã từng rơi vào tình huống chiến dịch telesale đang chạy mạnh nhưng bỗng tỷ lệ kết nối giảm chỉ còn một nửa? Nhân viên báo “khách không nghe được, cuộc gọi bị ngắt giữa chừng, hệ thống báo lỗi”. Cả chiến dịch đang suôn sẻ bỗng đứt mạch, hiệu suất giảm mạnh, doanh số sụt giảm mà không rõ nguyên nhân.

Đây là thực tế mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải khi vẫn sử dụng đầu số điện thoại truyền thống hoặc hệ thống tổng đài chưa tối ưu. Việc bị chặn đầu số, mất kết nối hoặc lỗi đường truyền không chỉ khiến doanh nghiệp thiệt hại về hiệu quả mà còn làm giảm trải nghiệm khách hàng, đánh mất cơ hội kinh doanh.

Vậy, nguyên nhân thật sự nằm ở đâu? Vì sao đầu số bị chặn, và làm thế nào để khắc phục tình trạng này triệt để?

Đầu số bị chặn – Nguyên nhân từ đâu?

Đầu số bị chặn là tình trạng các cuộc gọi từ một đầu số hoặc hệ thống tổng đài không thể kết nối đến người nhận, do bị nhà mạng hoặc hệ thống lọc cuộc gọi tự động chặn lại. Tình trạng này thường xảy ra khi doanh nghiệp triển khai chiến dịch telesale, chăm sóc khách hàng hoặc gọi ra với tần suất cao. 

Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất:

Bị nghi ngờ là spam hoặc cuộc gọi rác

Các nhà mạng hiện nay đều triển khai hệ thống lọc và chặn cuộc gọi tự động dựa trên tần suất, nội dung và phản hồi người nhận. Khi một đầu số thực hiện hàng trăm đến hàng nghìn cuộc gọi/ngày, hệ thống sẽ gắn cờ nghi ngờ đó là cuộc gọi spam. Điều này vô tình khiến đầu số bị đưa vào danh sách chặn tạm thời hoặc vĩnh viễn dù doanh nghiệp hoàn toàn gọi hợp pháp.

Chính sách bảo mật và quản lý của nhà mạng

Để bảo vệ người dùng, các nhà mạng áp dụng chính sách kiểm soát nghiêm ngặt đối với các đầu số lạ hoặc gọi ra với lưu lượng lớn. Nếu doanh nghiệp không đăng ký thương hiệu hoặc không sử dụng giải pháp được cấp phép, các cuộc gọi sẽ dễ bị hạn chế.

Lỗi cấu hình hệ thống hoặc công nghệ lỗi thời

Một số tổng đài cũ, đặc biệt là tổng đài analog hoặc tổng đài IP tự cài đặt, thường không tương thích hoàn toàn với hệ thống định tuyến của nhà mạng. Điều này dẫn đến việc đường truyền không ổn định, gói tín hiệu bị thất lạc và đầu số bị nhận diện sai.

Tất cả những nguyên nhân này khiến chiến dịch của doanh nghiệp liên tục gián đoạn, tỷ lệ kết nối giảm mạnh và quan trọng hơn là nguy cơ mất dữ liệu khách hàng giữa chừng.

Lỗi kết nối tổng đài – Tại sao đường truyền  của bạn không ổn định?

Không chỉ bị chặn đầu số, tình trạng mất kết nối, ngắt cuộc gọi hoặc gián đoạn đường truyền cũng là “ác mộng” thường trực của đội ngũ telesale và chăm sóc khách hàng.

Cụ thể, tổng đài được chia thành hai loại chính, mỗi loại mang trong mình những nguy cơ ngắt kết nối khác nhau. Tổng đài Truyền thống (Analog/PBX) hoạt động dựa trên đường dây điện thoại vật lý. Khi lưu lượng cuộc gọi tăng đột ngột vượt quá giới hạn thiết lập hoặc đường truyền vật lý gặp sự cố, hệ thống sẽ bị quá tải, không thể xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời, buộc phải ngắt kết nối. 

Trong khi đó, Tổng đài IP (VoIP) hoạt động qua Internet, linh hoạt hơn nhiều, nhưng lại phụ thuộc vào chất lượng mạng. Nếu không được cấu hình đúng chuẩn hoặc đường truyền mạng không ổn định, hệ thống IP vẫn có thể gặp các lỗi như giọng nói bị ngắt quãng, biến dạng hoặc thời gian truyền tin lâu… Những lỗi này là nguyên nhân trực tiếp khiến âm thanh cuộc gọi bị chập chờn, méo tiếng và dẫn đến rớt cuộc gọi giữa chừng.

Bên cạnh yếu tố cấu trúc, có ba nguyên nhân khác cũng gây ra tình trạng ngắt kết nối cho cả 2 loại tổng đài nói trên: 

• Đường truyền Internet kém ổn định. Đối với tổng đài IP nói riêng, khi băng thông Internet thấp, mạng bị nghẽn, hoặc bị chia sẻ quá mức, tín hiệu thoại sẽ bị gián đoạn, gây ra ngắt cuộc gọi đột ngột. 
• Sử dụng thiết bị và hạ tầng lỗi thời. Tổng đài hoặc thiết bị cũ thường không có khả năng sử dụng các công nghệ nén dữ liệu giọng nói tiên tiến. Điều này có nghĩa là chúng tiêu tốn nhiều băng thông Internet hơn để truyền tải âm thanh, dẫn đến chất lượng âm thanh kém, dễ gây nghẽn mạng và rớt cuộc gọi khi lưu lượng lớn. 
• Tỷ lệ kết nối thực tế thấp. Dù đội ngũ nhân viên gọi liên tục, cuộc gọi lại không thể tới tay khách hàng do bị nhà mạng chặn hoặc liệt vào danh sách spam. Thực tế, tỷ lệ kết nối chỉ đạt khoảng 40–60%, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc hoàn thành KPI và lãng phí nguồn lực.

Kết nối không ổn định không chỉ làm giảm hiệu quả làm việc mà còn khiến khách hàng cảm nhận doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp, khó tạo niềm tin ngay từ cuộc gọi đầu tiên.

SIP Trunk – Giải pháp giảm chặn số và cải thiện kết nối

Vậy giải pháp nào giúp doanh nghiệp vượt qua rào cản bị chặn đầu số và đứt mạch chiến dịch? Câu trả lời nằm ở SIP Trunk – công nghệ kết nối tổng đài hiện đại, đang được các doanh nghiệp hàng đầu chuyển sang sử dụng.

SIP Trunk (Session Initiation Protocol Trunk) là giải pháp kết nối tổng đài VoIP của doanh nghiệp với mạng điện thoại công cộng (PSTN) thông qua Internet. Thay vì sử dụng đường dây vật lý, SIP Trunk cho phép doanh nghiệp gọi ra – gọi vào qua kênh truyền kỹ thuật số bảo mật và linh hoạt.

Công nghệ này mang lại ba lợi ích cốt lõi, đảm bảo hiệu suất hoạt động liên tục và bền vững cho tổng đài.

Giảm thiểu tình trạng bị chặn đầu số và xây dựng uy tín

Một trong những thách thức lớn nhất của hoạt động Telesale là tình trạng đầu số bị nhà mạng gắn cờ spam. SIP Trunk giải quyết vấn đề này bằng cách định tuyến cuộc gọi thông qua các máy chủ trung gian đạt chuẩn bảo mật và được cấp phép rõ ràng.

Nhờ đó, các cuộc gọi ít bị gắn cờ spam, đồng thời doanh nghiệp dễ dàng đăng ký Voice Brandname (hiển thị tên thương hiệu thay vì số điện thoại) – giải pháp giúp xây dựng lòng tin với khách hàng. Quan trọng hơn, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý cuộc gọi thương mại giúp đầu số hoạt động bền vững lâu dài.

Đảm bảo kết nối ổn định, liên tục không gián đoạn

Với hạ tầng được xây dựng trên nền tảng IP hiện đại, SIP Trunk đảm bảo tổng đài luôn hoạt động thông suốt, ngay cả trong các chiến dịch lớn. Hệ thống cho phép doanh nghiệp duy trì nhiều cuộc gọi đồng thời mà không phải lo lắng về tình trạng nghẽn mạch. 

Khi một tuyến đường truyền gặp lỗi, hệ thống sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi sang tuyến khác ngay lập tức, đảm bảo tổng đài hoạt động ổn định 24/7. Điều này giúp giảm tối đa các sự cố gián đoạn kết nối, đặc biệt trong các giờ cao điểm, bảo vệ hiệu suất và KPI của đội ngũ.

Nâng cao chất lượng âm thanh và tỷ lệ kết nối thực tế

Chất lượng đường truyền là yếu tố quyết định sự chuyên nghiệp trong giao tiếp. Nhờ sử dụng đường truyền chất lượng cao, SIP Trunk đảm bảo âm thanh cuộc gọi đạt chuẩn, rõ nét và không có độ trễ, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. 

Sự cải thiện về chất lượng đường truyền và độ “sạch” của đầu số giúp tăng tỷ lệ kết nối thực tế lên đáng kể, đạt từ 90–95%, một mức vượt trội so với mức 50–60% thường thấy ở các hệ thống tổng đài cũ, tối ưu hóa hiệu quả đầu tư và nguồn lực.

Xem thêm: Tại sao SIP Trunk là nền tảng không thể thiếu trong hệ thống gọi chuyên nghiệp?

Giải quyết dứt điểm lỗi kết nối bằng giải pháp SIP Trunk của MP Transformation

Nhận thấy những đòi hỏi ngày càng khắt khe về chất lượng và độ an toàn của đường truyền, MP Transformation đã nghiên cứu và phát triển dịch vụ tổng đài SIP Trunk tối ưu hóa riêng cho thị trường Việt Nam. Giải pháp này nổi bật với hệ thống luân chuyển và phân tải cuộc gọi thông minh, giúp giảm thiểu tần suất gọi lặp trên cùng một đầu số. Cơ chế này là chìa khóa để hạn chế tối đa nguy cơ bị nhà mạng gắn cờ chặn hoặc nhận phản ánh spam từ khách hàng.

Điểm mạnh vượt trội của giải pháp này là khả năng tích hợp trọn bộ với Voice Brandname. Điều này không chỉ tối ưu hóa việc phân phối cuộc gọi mà còn đảm bảo tên thương hiệu hiển thị rõ ràng trên màn hình người nhận. Sự kết hợp này giúp tăng đáng kể tỷ lệ bắt máy, đồng thời kiến tạo uy tín ngay từ lần kết nối đầu tiên. Hơn thế nữa, nền tảng còn cung cấp khả năng kết nối đa chiều với các hệ thống Callbot thông minh như Nền tảng trải nghiệm khách hàng OmiCX, đảm bảo mọi dữ liệu tương tác được quản trị tập trung và thống nhất.

Với cam kết về sự ổn định, MP Transformation luôn sẵn sàng hỗ trợ dự phòng đầu số tức thời khi phát hiện có dấu hiệu bị báo cáo, đảm bảo các chiến dịch kinh doanh không bao giờ bị gián đoạn. Với hơn 23 năm kinh nghiệm trong việc vận hành hạ tầng viễn thông, MP Transformation tự tin trở thành đối tác chiến lược đáng tin cậy để doanh nghiệp của bạn chuyển đổi sang nền tảng tổng đài SIP hiện đại.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống và thường xuyên gặp sự cố gián đoạn, đây là lúc cần đầu tư vào công nghệ hiện đại hơn. Việc chuyển đổi sang SIP Trunk không chỉ là nâng cấp kỹ thuật, mà là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số trải nghiệm khách hàng.

Trong bối cảnh doanh nghiệp cần duy trì tương tác liên tục và chuyên nghiệp với khách hàng, kết nối ổn định chính là yếu tố sống còn. Liên hệ ngay với MP Transformation ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp SIP Trunk phù hợp với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp bạn.