Kịch bản lời chào tổng đài đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng, đặc biệt trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ. Tổng đài là cầu nối đầu tiên giữa doanh nghiệp và khách hàng và một lời chào ngắn gọn nhưng chuyên nghiệp, thân thiện sẽ giúp xây dựng niềm tin, nâng cao hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp. Ngược lại, lời chào thiếu chỉn chu dễ khiến khách hàng cảm thấy xa cách, ảnh hưởng trực tiếp tới tỷ lệ giữ chân.
Vì vậy, việc xây dựng lời chào tổng đài bài bản là điều cần thiết trong hành trình chăm sóc khách hàng. Trong bài viết dưới đây, MP Transformation sẽ chia sẻ những mẫu lời chào tổng đài phổ biến và hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo, tùy chỉnh theo nhu cầu.
Nội dung bài viết
Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ giây phút đầu tiên, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau khi xây dựng lời chào tổng đài sau đây.
Một số nguyên tắc xây dựng kịch bản lời chào tổng đài chuyên nghiệp
Một số mẫu lời chào tổng đài mà doanh nghiệp có thể xem qua:
Mẫu 1: Cảm ơn quý khách đã liên hệ tới tổng đài 1900… của Công ty… Cuộc gọi của quý khách được tính cước phí … đồng/phút. Xin quý khách vui lòng chờ trong giây lát để nhân viên tổng đài hỗ trợ.
Mẫu 2: Chào mừng quý khách đã gọi tới tổng đài chăm sóc khách hàng của Công ty,… Vui lòng làm theo hướng dẫn sau để được nhân viên hỗ trợ:
Mẫu 1: Hiện tại tất cả tổng đài viên đều đang bận. Quý khách vui lòng chờ trong ít phút hoặc gọi lại sau. Xin cảm ơn!
Mẫu 2: Tất cả đường dây hotline hiện đang bận. Quý khách vui lòng gọi lại sau vài phút hoặc để lại lời nhắn sau tiếng bíp. Xin chân thành cảm ơn!
Mẫu 1: Cảm ơn quý khách đã liên hệ đến hotline của Công ty… Giờ làm việc từ … đến …, các ngày từ thứ … đến thứ … Quý khách vui lòng gọi lại trong thời gian này để được nhân viên hỗ trợ. Trường hợp khẩn cấp cần hỗ trợ, vui lòng nhấn phím 0.
Mẫu 2: Chào mừng quý khách đã gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của Công ty… Hiện tại, chúng tôi không trong thời gian làm việc. Quý khách vui lòng liên hệ lại cho chúng tôi từ … đến …, các ngày từ thứ … đến … Trường hợp khẩn cấp, vui lòng nhấn phím …. Xin cảm ơn.
Mẫu 1: Chào mừng quý khách đã gọi tới tổng đài chăm sóc khách hàng của Công ty… Hiện công ty đang trong thời gian nghỉ lễ … Chúng tôi sẽ tiếp nhận cuộc gọi trở lại của khách hàng từ ngày … Trường hợp khẩn cấp cần giúp đỡ, vui lòng nhấn phím …
Mẫu 2: Quý khách đang liên hệ tới Công ty… Chúng tôi nghỉ lễ/tết từ ngày … đến hết ngày … Quý khách vui lòng liên hệ lại sau.
Mẫu 1: Cảm ơn quý khách đã liên hệ với [Tên công ty]. Rất tiếc, tất cả đường dây hiện đang bận. Vui lòng giữ máy để được phục vụ theo thứ tự cuộc gọi. Hoặc quý khách có thể để lại lời nhắn sau tiếng bíp, chúng tôi sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất. Trân trọng cảm ơn!
Mẫu 2: Xin cảm ơn bạn đã gọi đến [Tên công ty]. Hiện tại các tổng đài viên đang bận hỗ trợ khách hàng khác. Vui lòng giữ máy, chúng tôi sẽ kết nối bạn ngay khi có nhân viên sẵn sàng. Xin cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn.
Những kịch bản lời chào tổng đài phổ biến cho doanh nghiệp
Một số mẫu lời chào tổng đài chuyên nghiệp bằng tiếng Anh mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
Mẫu 1: “Thank you for calling [Company Name]. For English, press 1. For Vietnamese, press 2. Please stay on the line while we connect you to our customer service representative.”
Cảm ơn bạn đã gọi đến [Tên công ty]. Để sử dụng tiếng Anh, bấm phím 1. Để sử dụng tiếng Việt, bấm phím 2. Vui lòng giữ máy, chúng tôi sẽ kết nối bạn với nhân viên chăm sóc khách hàng.
Mẫu 2: “Welcome to [Company Name], your trusted partner in [industry/service]. You are now connected to our customer support center. Please let us know how we can assist you.”
Chào mừng bạn đến với [Tên công ty], đối tác đáng tin cậy của bạn trong lĩnh vực [ngành nghề/dịch vụ]. Bạn đang được kết nối với trung tâm chăm sóc khách hàng. Vui lòng cho chúng tôi biết cách chúng tôi có thể hỗ trợ bạn.
Mẫu 3: “Hello and thank you for calling [Company Name]! My name is [Name], how can I assist you today?”
Xin chào và cảm ơn bạn đã gọi đến [Tên công ty]! Tôi là [Tên], hôm nay tôi có thể hỗ trợ gì cho bạn?
Mẫu 1: This call may be recorded for quality assurance. Thank you.
Cuộc gọi này có thể được ghi âm nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ. Xin cảm ơn.
Mẫu 2: Thank you for calling the Company… Please note that for quality reasons your call may be recorded.
Cảm ơn bạn đã gọi đến công ty… Xin lưu ý, vì lý do đảm bảo chất lượng, cuộc gọi của bạn có thể được ghi âm.
Mẫu 3: Your call may be recorded to improve service quality. Thank you for contacting us.
Cuộc gọi của bạn có thể được ghi âm để nâng cao chất lượng dịch vụ. Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi.
Mẫu 4: Thank you for calling [Company Name] Customer Service. Calls are recorded to ensure quality. Please wait a moment.
Cảm ơn bạn đã gọi đến bộ phận chăm sóc khách hàng của [Tên công ty]. Cuộc gọi sẽ được ghi âm nhằm đảm bảo chất lượng. Vui lòng chờ trong giây lát.
Mẫu 5: This call will be recorded to improve service quality. Please follow the instructions to be connected quickly.
Cuộc gọi này sẽ được ghi âm để nâng cao chất lượng dịch vụ. Vui lòng làm theo hướng dẫn để được kết nối nhanh chóng.
Mẫu 1: All of our staff are busy at the moment. Please stay on the line and we will get back to you as soon as possible. We appreciate your patience.
Tất cả nhân viên của chúng tôi hiện đang bận. Vui lòng giữ máy, chúng tôi sẽ kết nối với bạn sớm nhất có thể. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn chờ đợi.
Mẫu 2: Our line is currently busy. Please try again in a few minutes or leave a message after the beep.
Đường dây của chúng tôi hiện đang bận. Vui lòng thử lại sau vài phút hoặc để lại lời nhắn sau tiếng bíp.
Mẫu 1: Please hold on. Staff will assist you immediately. Thank you for your patience.
Vui lòng giữ máy. Nhân viên sẽ hỗ trợ bạn ngay lập tức. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn chờ đợi.
Mẫu 2: Please hold. Your calls will be answered in the order they are received.
Vui lòng giữ máy. Cuộc gọi của bạn sẽ được trả lời theo thứ tự tiếp nhận.
Mẫu 3: Thank you for calling our hotline. Please stay on the line, we will connect you to an operator as soon as possible.
Cảm ơn bạn đã gọi đến đường dây nóng của chúng tôi. Vui lòng giữ máy, chúng tôi sẽ kết nối bạn với tổng đài viên trong thời gian sớm nhất.
Mẫu 4: While waiting for connection, please stay on the line and enjoy the music on hold. We will connect with you as soon as possible.
Trong lúc chờ kết nối, vui lòng giữ máy và thưởng thức nhạc chờ. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất.
Mẫu 5: Your call may be recorded to improve service quality. Please stay on the line, a consultant will connect you shortly.
Cuộc gọi của bạn có thể được ghi âm để nâng cao chất lượng dịch vụ. Vui lòng giữ máy, chuyên viên sẽ kết nối với bạn trong giây lát.
Mẫu 6: Thank you for contacting [Company]. Our staff is currently busy, please hold the line. Our operator team will assist you in a moment.
Cảm ơn bạn đã liên hệ với [Tên công ty]. Nhân viên của chúng tôi hiện đang bận, vui lòng giữ máy. Đội ngũ tổng đài viên sẽ hỗ trợ bạn trong giây lát.
Mẫu 1: Thank you for contacting the [Company] hotline. We are currently out of business hours. Our official business hours are from [start time] to [end time], Monday through Friday. Please call back during this time or leave a message after the beep. Thank you!
Cảm ơn bạn đã liên hệ với đường dây nóng của [Tên công ty]. Hiện tại chúng tôi đang ngoài giờ làm việc. Thời gian làm việc chính thức là từ [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc], từ thứ Hai đến thứ Sáu. Vui lòng gọi lại trong thời gian này hoặc để lại lời nhắn sau tiếng bíp. Xin cảm ơn!
Mẫu 2: You are calling the customer service hotline of [company]. We are currently closed for the day. If you have an urgent request, please press [number] for immediate assistance. Thank you!
Bạn đang gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của [Tên công ty]. Hiện tại chúng tôi đã kết thúc làm việc trong ngày. Nếu bạn có yêu cầu khẩn cấp, vui lòng bấm phím [số] để được hỗ trợ ngay lập tức. Xin cảm ơn!
Mẫu 3: Welcome to the [company] customer service center. Unfortunately, the center is currently out of business hours. We will take your call from [time] to [time], Monday through Saturday. Please call us back during business hours. Thank you!We are currently out of business hours.
Chào mừng bạn đến với trung tâm chăm sóc khách hàng của [Tên công ty]. Rất tiếc, hiện tại chúng tôi đang ngoài giờ làm việc. Chúng tôi tiếp nhận cuộc gọi từ [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc], từ thứ Hai đến thứ Bảy. Vui lòng gọi lại trong thời gian làm việc. Xin cảm ơn!
Mẫu 4: [company]’s call center is currently closed on weekends. We will be available Monday morning at [time]. For urgent assistance, please email [email]. Thank you.
Trung tâm cuộc gọi của [Tên công ty] hiện không làm việc vào cuối tuần. Chúng tôi sẽ hoạt động trở lại vào sáng thứ Hai lúc [giờ]. Nếu cần hỗ trợ khẩn cấp, vui lòng gửi email đến [email]. Xin cảm ơn!
>>> Tìm hiểu thêm bài viết về kịch bản tổng đài:
Lời chào tổng đài ở đầu cuộc gọi không chỉ là phép lịch sự cơ bản mà còn là “cửa ngõ” mở ra trải nghiệm khách hàng tích cực. Một lời chào chuyên nghiệp, rõ ràng và đúng lúc sẽ khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng và góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu đáng tin cậy cho doanh nghiệp và tạo nền tảng giữ chân khách hàng lâu dài.
Doanh nghiệp nên đầu tư xây dựng kịch bản lời chào tổng đài phù hợp với ngành nghề kinh doanh, đối tượng khách hàng hướng đến và mục tiêu trải nghiệm khách hàng. Đừng để những chi tiết nhỏ làm ảnh hưởng tới sự chuyên nghiệp của cả hệ thống chăm sóc khách hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp nâng cao hiệu quả tương tác và chăm sóc khách hàng hiện đại, hãy liên hệ ngay MP Transformation, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổng đài ảo và Call Center chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng từ những giây đầu tiên.
MP Transformation: Giải pháp Contact Center và CSKH ứng dụng công nghệ AI
Công ty cổ phần Minh Phúc Transformation
Để tìm hiểu thêm về MP Transformation, hãy theo dõi và tương tác với chúng tôi trên các trang mạng xã hội
Tầng 10, Tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
1900585853
contact@mpt.com.vn
