Ký lại hợp đồng thuê ngoài – 5 lời khuyên để tiết kiệm chi phí

Việc ký lại hợp đồng thuê ngoài cho phép các doanh nghiệp có cơ hội đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ hiện tại. Theo công ty tư vấn thuê ngoài TPI, yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp đạt được mục đích khi ký lại hợp đồng thuê ngoài nằm ở khâu chuẩn bị kỹ lưỡng cho những thương thảo với nhà cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, việc nghiên cứu và khảo sát toàn diện dịch vụ của các nhà cung cấp khác là vô cùng cần thiết. Những cân nhắc này cần dựa trên tính khả thi về mặt tài chính, kỹ thuật và phải mang tính chiến lược. Dưới đây là một vài lời khuyên để có được một thương vụ làm ăn tốt khi ký lại một hợp đồng thuê ngoài dịch vụ.

Triển khai sớm

Một hoặc hai năm trước khi hợp đồng hiện tại kết thúc, các công ty nên bắt đầu hoạch định cho những điều khoản cần thương lượng trong hợp đồng thuê ngoài kế tiếp. Khoảng thời gian này đủ để chuyển giao dịch vụ sang một nhà cung cấp khác hoặc chuyển về một phòng ban nào đó trong công ty trực tiếp thực hiện.
Nhìn chung, các công ty cần bắt đầu lên kế hoạch ký lại hợp đồng từ 15 đến 24 tháng trước khi hết hạn một hợp đồng chuyển giao công nghệ đơn giản, và từ 24 đến 36 tháng đối với một hợp đồng bao gồm các quá trình chuyển giao mang tính phức tạp.

Tiến hành khảo sát

Các công ty cần thu thập dữ liệu về dịch vụ của những nhà cung cấp khác để từ đó có cơ sở đánh giá một cách khách quan dịch vụ của nhà cung cấp hiện tại. Việc tham khảo chi phí và các tiêu chuẩn đánh giá dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra những điều khoản họ có thể yêu cầu với nhà cung cấp dịch vụ hiện tại, cũng như lựa chọn dịch vụ của những nhà cung cấp khác để thay thế. Khi có nhiều nhà cung cấp để lựa chọn, tính cạnh tranh sẽ cao hơn và công ty có thể tăng khả năng thương lượng với nhà cung cấp hiện tại. Trong trường hợp muốn thay đổi nhà cung cấp, công ty cũng cần cân nhắc những lợi ích cũng như rủi ro có thể xảy ra.

Cơ hội đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ hiện tại

Căn cứ vào tình hình thực tế

Thông thường, không phải tất cả mọi yêu cầu trong hợp đồng gốc đều được thực hiện. Đó có thể là do công ty cắt giảm/bổ sung nhu cầu; các điều kiện về công nghệ không đạt tiêu chuẩn để thực hiện; hoặc dịch vụ không được triển khai ở nhiều địa điểm như đã đề ra trong hợp đồng. Hãy căn cứ vào tình hình thực tế để thương lượng lại về chi phí cũng như cập nhật những yêu cầu chi tiết cho hợp đồng mới.

Cụ thể hóa các điều khoản trong hợp đồng

Vấn đề này thường xảy ra với các hợp đồng thuê ngoài vì các hợp đồng này không dễ xác định một cách rõ ràng dịch vụ cung cấp. Do đó, giữa nhà cung cấp và công ty sử dụng dịch vụ sẽ bất đồng quan điểm và gây ra hiểu lầm ở nhiều điểm như giới hạn của dịch vụ hoặc cách thức quản lý hiệu quả của dịch vụ. Các công ty cần vận dụng kinh nghiệm trong khi làm việc với nhà cung cấp để cụ thể hóa những điểm không rõ ràng trong hợp đồng, nhờ đó các điều khoản của hợp đồng cũng như trách nhiệm của cả hai bên sẽ được xác định một cách minh bạch hơn.

Thương lượng với nhà cung cấp

Sau khi thu thập dữ liệu về thị trường, đánh giá mọi khả năng và xác định rõ nhu cầu sử dụng dịch vụ, các doanh nghiệp cần trao đổi thẳng thắn với nhà cung cấp về các điều khoản mới, đặc biệt cần nhấn mạnh những thay đổi về chi phí, phạm vi, tiêu chuẩn đánh giá và quản lý thực hiện cũng như thời han có hiệu lực của hợp đồng. Công ty cần yêu cầu nhà cung cấp có sự phản hồi chính thức bằng văn bản với những yêu cầu đó. Cần duy trì thương lượng cho tới khi hai bên đạt được sự đồng thuận cao nhất về tất cả các điều khoản của hợp đồng mới, hoặc doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ khác phù hợp hơn.

Nguồn: silicon.com – Biên dịch: Lelt