Trong thời đại công nghệ phát triển không ngừng, softphone đang dần trở thành giải pháp liên lạc không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp. Thay vì sử dụng điện thoại cố định truyền thống, softphone cho phép thực hiện và nhận cuộc gọi ngay trên máy tính hoặc thiết bị di động thông qua kết nối Internet. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao sự linh hoạt trong giao tiếp và dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý hiện có.
Vậy Softphone hoạt động ra sao? Mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Làm thế nào để lựa chọn phần mềm Softphone phù hợp và tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ này? Hãy cùng MP Transformation tìm hiểu ngay!
Nội dung bài viết
Softphone (Software Telephone) là phần mềm mô phỏng chức năng của điện thoại, cho phép người dùng thực hiện, nhận và quản lý cuộc gọi thoại thông qua kết nối Internet. Softphone có thể hoạt động trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng hoặc các thiết bị có thể cài đặt ứng dụng và kết nối mạng.
Softphone – phần mềm cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi qua Internet thay vì điện thoại truyền thống
Không chỉ dừng lại ở chức năng gọi điện, Softphone còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao như:
Tất cả sẽ được điều khiển từ giao diện bảng điều khiển duy nhất và kết nối trực tiếp với hệ thống tổng đài VoIP của doanh nghiệp.
>>> Tham khảo thêm bài viết về tổng đài VoIP:
Mặc dù cả Softphone và Hardphone đều phục vụ mục tiêu giao tiếp qua VoIP, nhưng giữa chúng sẽ có sự khác nhau về thiết bị, chi phí, và tính linh hoạt. Dưới đây là bảng so sánh Softphone và Hardphone chi tiết.
| Tiêu chí | Softphone | Hardphone |
| Thiết bị sử dụng | Máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng | Điện thoại IP và điện thoại bàn truyền thống |
| Cơ chế nghe gọi | Qua phần mềm cài đặt (Softphone, app VoIP) | Nghe gọi trực tiếp trên các thiết bị chuyên dụng |
| Chất lượng cuộc gọi | Phụ thuộc vào thiết bị, phần mềm và độ ổn định của Internet | Có chất lượng cuộc gọi tốt do thiết bị được dành riêng để xử lý cuộc gọi |
| Tính năng | Linh hoạt, dễ mở rộng như gọi video, ghi âm, tích hợp dữ liệu CRM | Cố định, giới hạn trong khả năng |
| Tính di động | Linh hoạt ở mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị máy tính/điện thoại có Internet | Thường cố định trong văn phòng |
| Chi phí | Thấp, tận dụng thiết bị sẵn có | Cao hơn, vì cần mua thiết bị chuyên dụng |
Softphone được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong các doanh nghiệp và tổ chức:
Giao tiếp nội bộ và với khách hàng: Giúp nhân viên dễ dàng liên lạc mọi lúc mọi nơi, nâng cao hiệu suất làm việc và trải nghiệm khách hàng.
Làm việc từ xa (Remote Work): Nhân viên có thể thực hiện cuộc gọi mà không cần điện thoại vật lý, linh hoạt trong công việc từ xa.
Trung tâm chăm sóc khách hàng (Call Center): Quản lý cuộc gọi tập trung, tích hợp CRM và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hội nghị trực tuyến: Tổ chức họp nhóm, đào tạo hoặc thuyết trình thông qua chức năng gọi video và hội nghị truyền hình.
Ứng dụng Softphone vào trung tâm chăm sóc khách hàng
Nhờ những ứng dụng này, softphone đã trở thành công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa giao tiếp và giảm thiểu chi phí vận hành.
Trong thời đại số, việc tối ưu hoá hệ thống liên lạc nội bộ và với khách hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. Softphone không chỉ là giải pháp thay thế điện thoại truyền thống mà còn mang lại nhiều giá trị vượt trội như:
Sử dụng điện thoại ảo Softphone giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí đầu tư phần cứng, bảo trì các thiết bị và phí gọi thoại quốc tế. Vì hoạt động dựa vào nền tảng Internet (VoIP), Softphone gần như miễn phí cước gọi nội bộ và giúp kiểm soát ngân sách liên lạc hiệu quả hơn, đặc biệt phù hợp cho những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân sự làm việc từ xa.
Với Softphone, nhân viên có thể liên lạc với đồng nghiệp, đối tác từ bất kỳ nơi đâu, miễn là có kết nối Internet. Phần mềm dễ dàng cài đặt trên máy tính để bàn, laptop, điện thoại thông minh, những thiết bị gắn liền với công việc hằng ngày.
Điều này đặc biệt hữu ích đối với những người thường xuyên đi công tác, làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, giúp duy trì kết nối liên tục và nâng cao khả năng phản hồi nhanh chóng trong mọi tình huống từ việc chăm sóc khách hàng tới xử lý công việc gấp.
Softphone có thể kết nối mượt mà trên các nền tảng quản lý như CRM, ERP, helpdesk, giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng, lịch sử liên lạc và tự động ghi chú các cuộc gọi. Từ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, tăng khả năng chốt đơn và chăm sóc sau bán hàng một cách chuyên nghiệp.
Softphone không đơn thuần là ứng dụng gọi điện qua Internet mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình liên lạc, nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng hiệu suất làm việc. Dưới đây là các tính năng nổi bật làm nên phần mềm này.
Tính năng ghi âm được tích hợp tự động trên Softphone, giúp lưu lại toàn bộ nội dung cuộc gọi ngay sau khi kết thúc. Các tệp ghi âm được đồng bộ với hệ thống tổng đài và lưu trữ nhằm phục vụ cho việc đánh giá chất lượng dịch vụ, huấn luyện nhân viên và xử lý khiếu nại nếu cần. Ngoài ra, các dữ liệu cuộc gọi còn được tổng hợp thành báo cáo hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn.
Softphone cho phép chuyển tiếp cuộc gọi nhanh chóng giữa các bộ phận, nhân viên mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện của khách hàng. Trong trường hợp bận hay cần xử lý cuộc gọi thứ hai, bạn có thể đặt cuộc gọi hiện tại vào chế độ giữ. Khách hàng đang chờ có thể được nghe nhạc hay lời nhắn tự động, đồng thời hệ thống còn hỗ trợ các tính năng như xếp hàng cuộc gọi và gọi lại tự động khi có nhân viên sẵn sàng.
Không chỉ dừng lại ở các cuộc gọi thoại, Softphone còn hỗ trợ gọi video và trò chuyện nội bộ. Tính năng này giúp các nhóm làm việc từ xa có thể họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, dùng bảng trắng ảo, thậm chí điều khiển từ xa để tăng khả năng hợp tác và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn.
Tối ưu quy trình liên lạc với nhiều tính năng nổi bật của softphone
Người dùng dễ dàng quản lý danh bạ khách hàng, đối tác hoặc nội bộ nhờ hệ thống danh bạ tích hợp. Ngoài ra, tính năng này còn cho phép phân loại liên hệ, tìm kiếm nhanh và lưu lại các lịch sử cuộc gọi chi tiết, giúp bạn không bỏ sót thông tin quan trọng và duy trì kết nối liên tục với bên liên quan.
Softphone có khả năng tích hợp trực tiếp với hệ thống CRM giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng và lịch sử liên lạc trên cùng một giao diện. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, công sức, tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, việc chia sẻ danh sách liên hệ nội bộ giữa các phòng ban cũng sẽ trở nên dễ dàng.
Tính năng quay số gọi tự động giúp loại bỏ các thao tác thủ công và tăng tốc độ kết nối với khách hàng. Thay vì nhập từng số điện thoại của khách hàng, hệ thống sẽ tự động quay số theo danh sách được thiết lập sẵn. Kết quả là tổng số cuộc gọi ra tăng gấp khoảng 2 – 3 lần, trong khi thời gian chờ máy của nhân viên gần như được loại bỏ. Đây được xem là công cụ cực kỳ hiệu quả cho chiến dịch telesales và chăm sóc khách hàng hàng loạt.
>>> Tham khảo thêm bài viết về tổng đài VoIP:
Softphone không chỉ là giải pháp gọi điện hiện đại mà còn là bước tiến quan trọng để nâng cao hiệu quả giao tiếp và tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Nhờ khả năng hoạt động linh hoạt trên nhiều thiết bị, tích hợp các hệ thống quản lý như CRM cùng nhiều tính năng thông minh, Softphone đang trở thành công cụ không thể thiếu trong thời đại công nghệ ngày nay.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một phương thức giao tiếp tiết kiệm, tiện lợi và dễ dàng quản lý thì Softphone chính là sự lựa chọn đáng cân nhắc. Đừng chần chừ chuyển đổi, hãy trang bị ngay Softphone để tăng tốc độ làm việc, tối ưu trải nghiệm khách hàng và nâng cao năng suất toàn diện!
Để tìm hiểu thêm về MP Transformation, hãy theo dõi và tương tác với chúng tôi trên các trang mạng xã hội
Tầng 10, Tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
1900585853
contact@mpt.com.vn
