Outsource là gì? Các yếu tố giúp Outsourcing thành công

Outsource là giải pháp thay thế hữu hiệu được các doanh nghiệp áp dụng để tăng hiệu suất làm việc đồng thời tiết kiệm chi phí hoạt động. Tuy nhiên có không ít khách hàng vẫn chưa hiểu hình thức Outsource là gì? Công ty IT Outsource vận hành theo cách thức nào? Và liệu rằng thuê ngoài có ảnh hưởng đến quá trình vận hành của công ty hay không? 

Trên thực tế, không phải công ty nào cũng đủ kinh phí để xây dựng các phòng ban một cách hiệu quả và chất lượng. Bên cạnh đó, có một số bộ phận chỉ hoạt động một số dịp trong năm, khoảng thời gian còn lại chỉ làm nhiệm vụ duy trì hệ thống. Vô hình chung việc này tạo ra áp lực cho công ty khi phải tốn tiền thuê nhân viên nhưng lại không dùng đến. Ngay lúc này giải pháp Outsource sẽ phát huy năng lực hữu hiệu, giúp các doanh nghiệp tổ chức lại công ty, giải quyết trục trặc lúc bấy giờ một cách chuyên nghiệp nhất. Sau đây hãy cùng MP Transformation tìm hiểu khái niệm Outsource là gì? điểm khác nhau giữa Insourcing và Outsourcing trong bài viết ngay sau đây.

Outsource là gì?

Outsource hay được biết đến là dịch vụ thuê ngoài có chức năng hợp tác với các doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ, triển khai dự án, khắc phục lỗi doanh nghiệp theo thỏa thuận của hai bên. Outsourcing thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các công ty không có đủ nguồn lực kinh tế lựa chọn. Bởi vì đội ngũ nhân viên của bên cung cấp dịch vụ có chuyên môn cực kỳ cao. Đồng thời có thể giải quyết mọi khó khăn của doanh nghiệp và đưa ra phương hướng để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển mà không tốn nhiều kinh phí nghiên cứu, phát triển, “nuôi” nhân viên…

Thuê ngoài là gì? Có những hình thức thuê ngoài nào?

>>> Xem thêm: Outsource IT là gì

Phân biệt giữa Insourcing và Outsourcing là gì?

Sau khi đã biết Outsource là gì thì tiếp theo hãy cùng phân biệt sự khác nhau giữa Outsourcing và Insourcing. Cụ thể là:

• Insourcing: Là quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh bằng đội ngũ nhân sự bên trong công ty, thay vì thuê bên thứ 3 để làm việc
• Outsourcing: Là hoạt động mà doanh nghiệp trực tiếp thuê bên thứ ba để hoàn thành các thiếu sót mô hình kinh doanh đang gặp phải. Đội ngũ nhân viên và quá trình kiểm soát sẽ không nằm trong tay phía công ty mà sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào bên thứ ba. Hai bên có nhiệm vụ thỏa thuận và đưa ra nhận định chung để tiến hành hợp tác. 

Sự hình thành và phát triển của xu hướng Outsource

Dịch vụ thuê ngoài (Outsource) được ra mắt thị trường lần đầu tiên vào năm 1989. Hình thức này cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc quá tải hoặc các hoạt động mà nguồn nhân lực nội bộ không đủ khả năng đảm nhiệm. Nhận thấy hiệu quả cũng như tính khả thi, mô hình này đã bắt đầu phát triển mạnh và dần được các công ty/doanh nghiệp áp dụng trong hoạt động kinh doanh.

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng thì bên cung cấp dịch vụ Outsourcing cũng không ngừng nỗ lực để nâng cấp chất lượng. Qua từng thời kỳ, dịch vụ thuê ngoài ngày càng phát triển lớn mạnh và không ngừng đổi mới để phù hợp với kỷ nguyên số ngày nay.

Các loại hình outsourcing phổ biến

Tuy nhiên, trong suốt quá trình ra mắt thị trường thì dịch vụ thuê ngoài cũng vấp phải các chỉ trích của giới chuyên gia. Một số người cho rằng Outsource không đủ năng lực để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Thêm vào đó, việc thuê ngoài sẽ ảnh hưởng đến nội bộ công ty, gây mất cân bằng và thiếu đoàn kết giữa các bộ phận. Đồng thời nếu áp dụng cách thức này thì tỷ lệ thất nghiệp trên thị trường sẽ gia tăng. 

Thế nhưng, vượt qua nhiều trở ngại thì các bên thuê ngoài đã chứng minh được giá trị cũng như lợi ích mà dịch vụ này đem lại. Từ đó cho các doanh nghiệp trên khắp thế giới biết được Outsource là gì? Outsource có chức năng và nhiệm vụ gì và tại sao nên sử dụng Outsourcing.

>> Xem thêm: Thủ thuật của CIO khi triển khai Outsourcing đa nguồn

Ưu và nhược điểm của hình thức Outsource là gì?

Để hiểu rõ hơn những ưu nhược điểm của hình thức này như thế nào? Hãy cùng MP Transformation theo dõi bài viết sau đây để biết thêm chi tiết. 

Ưu điểm của Outsource

• Chuyên môn hóa cao: Các công ty làm Outsource sẽ chỉ tập trung vào một một nhiệm vụ riêng biệt thế nên năng lực chuyên môn được đánh giá cực kỳ cao. Lúc này công ty chỉ cần giao các nhiệm vụ mà mình không chuyên để bên thuê ngoài quản lý, sau đó tập trung vào các hoạt động còn lại sẽ tăng tính chuyên môn hoá lên cao.
• Giảm chi phí vận hành: Bên thuê ngoài sẽ có sẵn nguồn nhân lực và tài nguyên sẵn sàng phục vụ khách hàng. Nhờ đó mà doanh nghiệp không cần tốn chi phí nghiên cứu, đầu tư và nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên. 
• Tiếp cận nguồn công nghệ hiện đại: Nếu không thuê bên thứ 3 thì việc đầu tư công nghệ cao sẽ tốn nhiều chi phí thế nên có rất ít công ty làm được điều này. Thế nhưng các bên thứ 3 có thể cung cấp cho doanh nghiệp khía cạnh này mà chỉ tốn chi phí rất thấp. 
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Việc thuê ngoài giúp các công ty có thể tập trung vào lĩnh vực chuyên môn. Bên thuê ngoài sẽ bù đắp vào các thiếu sót mà công ty không làm được. Hai bên phối hợp song song giúp nâng cao năng suất làm việc lên gấp nhiều lần. 
• Tiết kiệm không gian làm việc: Bên thứ 3 hoạt động độc lập và chỉ hỗ trợ doanh nghiệp khi khách hàng có nhu cầu. Vì thế bạn không phải mở thêm văn phòng cho nhân viên, không cần mua thêm bàn ghế và dụng cụ hỗ trợ làm việc. 
• Công việc vận hành hiệu quả: Công ty Outsourcing và phía doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng cam kết thời gian hoàn thành dự án cũng như kết quả đạt được. Nếu không làm đúng như yêu cầu đã đưa ra thì bên thuê ngoài sẽ phải bồi thường hợp đồng. 
• Nâng cao tâm lý nhân viên: Việc thuê dịch vụ hỗ trợ chỉ được tiến hành khi đội ngũ In-house không đáp ứng đủ năng lực chuyên môn. Lúc này các cá nhân trong tổ chức sẽ tự động ý thức được năng lực làm việc từ đó không ngừng phấn đấu để tránh khỏi “nguy cơ” bị sa thải. 

Nhược điểm của Outsource

Khách hàng không chỉ muốn biết Outsource là gì? Ưu điểm của dịch vụ này như thế nào mà nhược điểm mà dịch vụ cũng là điều mà doanh nghiệp quan tâm. Chi tiết sẽ được cập nhật ngay sau đây:

• Bảo mật kém: Khi đã chọn hợp tác với một bên khác là đồng nghĩa với việc vấn đề bảo mật của công ty đã bị rò rỉ ra bên ngoài. Các bên này có thể tiến hành thu thập thông tin và bán cho đối thủ có nhu cầu bất cứ lúc nào.
• Ảnh hưởng đến tiến độ làm việc: Trên thực tế nếu hai bên không có ràng buộc và cam kết về thời gian cũng như chất lượng công việc thì các công ty thuê ngoài sẽ có nguy cơ chậm tiến độ. Từ đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động chung của công ty. 
• Chất lượng không được kiểm soát: Bên thứ ba sẽ không hiểu rõ về doanh nghiệp, công ty, cách thức làm việc và hoạt động từ đó đưa ra phương hướng giải quyết không hiệu quả. 
• Chi phí thuê không được kiểm soát: Chi phí ban đầu được định ra khá thấp tuy nhiên trong quá trình hoạt động sẽ phát sinh thêm nhiều khoản phí mà công ty không thể kiểm soát. Vì thế trong hợp đồng cần bổ sung điều khoản và cam kết về mức giá này để tránh phát sinh vượt ngân sách. 

Các yếu tố giúp Outsourcing thành công

Ngay từ giai đoạn ban đầu, khi chưa có nhiều người biết đến dịch vụ Outsource là gì cho đến việc lựa chọn dịch vụ này để cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng hoạt động. Cho đến này hoạt động thuê ngoài đã giúp nhiều doanh nghiệp phát triển một cách mạnh mẽ và thành công nhờ các yếu tố sau đây:

Thiết lập rõ mục tiêu chiến lược

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kinh doanh, kết quả mong muốn và chiến lược hoạt động sau đó mới tính đến việc chọn dịch vụ thuê ngoài. Từ những yếu tố này mà công ty có thể phân chia nguồn nhân lực cho các nhiệm vụ cần thiết. Việc phân chia này sẽ bao gồm luôn việc chọn lựa các hạng mục để thuê ngoài.

Xây dựng mở rộng mối quan hệ với các bên liên quan

Việc xây dựng mở rộng mối quan hệ giúp các công ty hiểu rõ hơn về hình thức Outsource. Dịch vụ này có gì đặc biệt và có thể giúp công ty đảm nhiệm các nhiệm vụ nào. Nhờ đó mà các công ty hiểu rõ và lựa chọn dịch vụ phù hợp, đơn vị uy tín.

Hỗ trợ đơn vị outsource

Các đơn vị Outsource có năng lực chuyên môn cao và được thuê về đảm nhiệm các nhiệm vụ mà công ty không thể hoàn thành tốt. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần hợp tác với những bên này và chia sẻ mục tiêu, định hướng cũng như chiến lược để đơn vị thuê ngoài có thể hoàn thành tốt công việc. 

Xây dựng bản hợp đồng chặt chẽ

Muốn kế hoạch sử dụng bên thuê ngoài đạt được thành công tốt nhất thì 2 bên cần có bản hợp đồng rõ ràng, đưa ra các mục tiêu và thời gian thực hiện cụ thể. Việc này giúp bên Outsourcing có trách nhiệm và hoàn thành công việc nhanh chóng – hiệu quả. 

Sự khác nhau giữa công ty Product và Outsource tại Việt Nam

Không ít khách hàng vẫn chưa phân biệt được công ty Outsource là gì? Và điểm khác nhau giữa các công ty Product và Outsource tại Việt Nam. Nhìn chung 2 loại hình này có 3 điểm khác nhau cụ thể như sau:

Tính chất công việc

• Công ty Product: Làm nhiệm vụ xây dựng nội dung, phát triển và quảng bá sản phẩm của chính công ty mình sản xuất sau đó thu về lợi nhuận. Chính nguyên nhân này mà các công ty Product phải tự lên kế hoạch từ khâu sản xuất đến khi sản phẩm đến tay người dùng. 

• Công ty Outsource: Là công ty hành động độc lập với các doanh nghiệp, có năng lực chuyên môn cao và chuyên hợp tác với các công ty theo yêu cầu mà bên phía đối tác đưa ra. Do đó các công ty này sẽ làm việc theo dự án được đưa ra và nhận tiền theo giá trị thoả thuận của từng dự án. 

Công ty Product là gì? Nên làm công ty Product hay outsource

Đối tượng khách hàng

• Công ty Product: Đối tượng khách hàng hướng đến là người tiêu dùng cuối cùng.
• Công ty Outsource: Đối tượng khách hàng là các công ty vừa và nhỏ, các doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng thị trường, cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu suất kinh doanh.

Cách thức làm việc

• Công ty Product: Tập trung phát triển và bán sản phẩm của riêng mình với đội ngũ nhân viên cố định bên trong công ty. Mọi quy trình trong nghiên cứu phát triển, phân phối, tiếp cận thị trường đều được các bộ phận chuyên môn tự xử lý nội bộ. 
• Công ty Outsource: Nhóm nhân viên của bên thuê ngoài sẽ chỉ tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn và thực hiện các yêu cầu mà phía đối tác đưa ra. Những nhân viên này chỉ chịu áp lực về deadline hoàn thành dự án mà không phải chịu trách nhiệm về kết quả mà quyết định được đưa ra. 

Nên chọn công ty Product hay Outsource?

Trả lời được câu hỏi Outsource là gì, vậy khách hàng nên chọn công làm công ty Outsource hay Product? Thực chất việc chọn lựa công ty Product hay Outsource sẽ phụ thuộc vào mục tiêu và phương hướng hoạt động của mỗi công ty nên sẽ không có câu trả lời chính xác cho câu hỏi này. 

• Nếu bạn quyết định chọn công ty Outsource thì có thể linh động và tối ưu chiến lược kinh doanh khi tránh được việc tốn kém chi phí, thời gian để xây dựng bộ máy chuyên môn đầy đủ. Chỉ cần hợp tác thành công, doanh nghiệp có đủ nhân sự để xử lý những công việc khác nhau một cách hiệu quả
• Ngược lại, công ty Product lại có tính gắn kết và ổn định cao. Nếu bạn xây dựng được đội ngũ đầy đủ thì đó chính là nội tại để doanh nghiệp làm chủ mọi quy trình kinh doanh. Tuy nhiên phương án này đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí tuyển dụng, đào tạo, duy trì và đối mặt với lãng phí trong những giai đoạn không có nhiều hoạt động.

Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ thuê Outsource tại MP Transformation

Outsourcing đã chuyển mình từ việc không có nhiều người biết Outsource là gì đến khi trở thành lựa chọn số 1 cho các doanh nghiệp. Tất cả là nhờ các lợi ích mà dịch vụ này đem lại như sau:

• Được sử dụng nguồn nhân lực chuyên môn cao mà vẫn tiết kiệm chi phí thuê nhân công. 
• Đội ngũ MP Transformation cực kỳ chuyên nghiệp có thể hỗ trợ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả. 
• Dịch vụ thuê ngoài của MPT phục vụ ở mọi lĩnh vực, hỗ trợ 24/7 đáp ứng mọi nhu cầu phát sinh của doanh nghiệp trong thời gian hợp tác. 
• MP Transformation sẽ đưa ra cam kết về thời gian và chất lượng công việc. Yếu tố này có thể đảm bảo chất lượng hoàn thành mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra. 

>>> Xem thêm: Dịch vụ BPO – Thuê ngoài quy trình kinh doanh

Hy vọng các thông tin mà MP Transformation mang đến có thể giúp bạn hiểu hơn về hình thức Outsource là gì? Cũng như biết thêm những thông tin hữu ích về loại hình thuê ngoài. 

Có thể nói, trong thời buổi nền kinh tế phát triển ngày càng nhanh thì yếu tố cạnh tranh của các công ty được đẩy lên cao nhất. Lúc này, hình thức Outsource dần trở nên phổ biến và có thể giúp các doanh nghiệp xử lý các khó khăn, nâng cao chất lượng hoạt động đồng thời bỏ xa các đối thủ cùng ngành. Bên cạnh đó, khi thuê ngoài thì các công ty còn tiết kiệm được rất nhiều chi phí đầu tư công nghệ cũng như thuê nhân viên có năng lực chuyên môn cao. Đặc biệt nhất, khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài bạn sẽ giải quyết được các khó khăn một cách nhanh chóng. Song song với đó còn có thể nâng cao hiệu suất hoạt động của công ty. Khi doanh nghiệp đã ổn định thì bạn có thể chủ động dừng hợp tác với các bên thuê ngoài mà không cần tốn thêm bất kỳ chi phí nào. 

Vậy là chúng ta đã biết Outsource là gì? Cũng như lợi ích mà Outsource đem lại? Doanh nghiệp có thể dựa vào đây để đưa ra định hướng và quyết định có nên hợp tác với bên thứ 3 hay không. Chúc các doanh nghiệp phát triển – thành công – thịnh vượng.

MP Transformation