Tổng đài VoIP là gì và tại sao nó lại trở thành xu hướng được các doanh nghiệp ưa chuộng trong thời gian gần đây? Với khả năng tiết kiệm chi phí và tính linh hoạt vượt trội, tổng đài VoIP đã và đang là giải pháp được áp dụng rộng rãi tại hầu hết các công ty. Không chỉ giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp nội bộ và với khách hàng, tổng đài VoIP còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu chi phí vận hành.
Trong bài viết này, MP Transformation sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng đài VoIP là gì và khám phá những lợi ích thiết thực mà VoIP mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng tìm hiểu ngay!
Nội dung bài viết
Tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) là một hệ thống liên lạc sử dụng công nghệ để truyền tải cuộc gọi qua mạng Internet thay vì qua mạng điện thoại truyền thống. Hệ thống này cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi, gửi tin nhắn và thực hiện các chức năng liên lạc khác thông qua mạng IP.
Hệ thống tổng đài VoIP bao gồm nhiều thành phần quan trọng như VoIP Gateway, giúp chuyển đổi giữa tín hiệu analog và digital, và PBX Server (Private Branch Exchange), máy chủ quản lý các cuộc gọi nội bộ và định tuyến cuộc gọi từ bên ngoài vào hệ thống. Thiết bị đầu cuối như điện thoại IP hoặc ứng dụng trên điện thoại thông minh cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi.
Khái niệm Tổng đài VoIP là gì?
>>> Tham khảo thêm bài viết liên quan:
Nguyên lý hoạt động của tổng đài VoIP bắt đầu bằng việc chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành dữ liệu số.
Quá trình này diễn ra qua bốn bước chính:
Tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) và tổng đài truyền thống (analog) đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là bảng so sánh giữa hai loại tổng đài này, giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác biệt và lựa chọn giải pháp phù hợp cho nhu cầu của mình.
| Tiêu chí | Tổng đài VoIP | Tổng đài truyền thống (Analog) |
| Công nghệ truyền tải | Sử dụng công nghệ VoIP để truyền giọng nói qua Internet. | Sử dụng mạng điện thoại PSTN để truyền âm thanh. |
| Cấu trúc hạ tầng | Dựa trên phần mềm, không yêu cầu cấu trúc vật lý phức tạp. | Cần có dây điện thoại và trung tâm chuyển mạch. |
| Thiết bị sử dụng | Điện thoại IP, ứng dụng di động, máy tính. | Điện thoại bàn hoặc điện thoại không dây truyền thống. |
| Chi phí cuộc gọi | Thấp hơn, đặc biệt là gọi quốc tế, thường miễn phí. | Chi phí cao hơn, phụ thuộc vào khoảng cách cuộc gọi. |
| Tính năng | Nhiều tính năng tiên tiến như hội nghị video, ghi âm, tích hợp CRM. | Hạn chế với các chức năng cơ bản như gọi và chuyển tiếp cuộc gọi. |
| Quản lý và mở rộng | Dễ dàng quản lý qua giao diện web, thêm mới nhanh chóng. | Cần can thiệp vật lý để mở rộng và thay đổi. |
| Tính linh hoạt và di động | Có thể truy cập từ bất kỳ đâu có Internet, làm việc từ xa. | Hạn chế về tính linh hoạt, yêu cầu cấu trúc cố định. |
| Độ tin cậy | Thường có khả năng sao lưu và tự động chuyển đổi khi có sự cố. | Độ tin cậy phụ thuộc vào hạ tầng vật lý và công nghệ cũ. |
Như vậy, tổng đài VoIP không chỉ mang lại nhiều lợi ích về chi phí mà còn cung cấp tính năng linh hoạt và khả năng mở rộng cao hơn so với tổng đài truyền thống. Việc lựa chọn loại tổng đài nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
>>> Tham khảo thêm bài viết liên quan:
Có hai loại tổng đài VoIP phổ biến là tổng đài VoIP cứng và tổng đài VoIP mềm. Mỗi loại có những đặc điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.
Hai loại tổng đài VoIP là gì?
Tổng đài VoIP cứng là loại tổng đài được thiết lập sẵn phần mềm trên một thiết bị phần cứng. Các thiết bị này thường được sản xuất bởi các thương hiệu nổi tiếng như Grandstream, Yeastar, Sangoma,… Tổng đài cứng thường được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp lớn nhờ vào độ ổn định cao và dễ dàng lắp đặt.
Tổng đài VoIP cứng thường được trang bị các tính năng như ghi âm cuộc gọi, hội nghị video và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hệ thống khi cần thiết mà không gặp nhiều trở ngại về hạ tầng.
Tổng đài VoIP mềm là phần mềm tổng đài được cài đặt trên các hệ điều hành như Windows hoặc Linux, hoặc trên máy chủ ảo (VPS). Một số phần mềm phổ biến trong loại này bao gồm Asterisk, 3CX, FreePBX, Elastix,… Tổng đài mềm thường được lựa chọn bởi các doanh nghiệp nhỏ hoặc những nơi cần sự linh hoạt cao trong việc quản lý cuộc gọi.
Hệ thống tổng đài VoIP mềm cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet, như điện thoại thông minh, máy tính hoặc điện thoại IP. Điều này mang lại tính linh hoạt và khả năng làm việc từ xa cho nhân viên.
Bên cạnh đó, tổng đài mềm cũng cung cấp nhiều tính năng tiên tiến như quản lý cuộc gọi thông minh, báo cáo hiệu suất và khả năng tùy chỉnh cao, giúp đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
Dưới đây là cái nhìn tổng quan về những lợi ích và thách thức mà hệ thống này mang lại.
Tổng đài VoIP không chỉ mang lại nhiều tính năng hữu ích mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động giao tiếp và nâng cao hiệu suất làm việc. Với những lợi ích này, tổng đài VoIP đã trở thành một giải pháp không thể thiếu trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Các tính năng nổi bật của tổng đài VoIP là gì?
Để triển khai một hệ thống tổng đài VoIP hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị cần thiết:
Cách thiết lập tổng đài VoIP cho doanh nghiệp:
Tổng đài VoIP có thể tích hợp với nhiều phần mềm CRM phổ biến như MP CRM giúp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng mạng ổn định, thiết bị phần cứng như điện thoại IP hoặc softphone, và tổ chức đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống mới.
Chi phí triển khai tổng đài VoIP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thường dao động từ 5 triệu đến 20 triệu đồng cho chi phí ban đầu, và khoảng từ 500.000 đến 2 triệu đồng mỗi tháng cho các dịch vụ duy trì.
>>> Tham khảo thêm bài viết liên quan:
Tổng đài VoIP mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, như giảm chi phí liên lạc, tăng cường khả năng kết nối giữa các chi nhánh và cải thiện hiệu quả quản lý. Với tính linh hoạt và các tính năng vượt trội, giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn Tổng đài VoIP là gì hoặc đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài VoIP hiệu quả cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với MP Transformation ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
MP Transformation: Giải pháp Contact Center và CSKH ứng dụng công nghệ AI
Công ty cổ phần Minh Phúc Transformation
Để tìm hiểu thêm về MP Transformation, hãy theo dõi và tương tác với chúng tôi trên các trang mạng xã hội
Tầng 10, Tòa nhà Sudico, Đường Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
1900585853
contact@mpt.com.vn
