Hướng dẫn cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết cho người mới bắt đầu

Lập kế hoạch kinh doanh là bước đầu tiên và quan trọng nhất để bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào có thể vận hành hiệu quả. Dù bạn là một startup vừa nhen nhóm ý tưởng, hay doanh nghiệp nhỏ đang muốn mở rộng thị trường, việc xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh rõ ràng sẽ giúp bạn định hướng mục tiêu, kiểm soát rủi ro và tối ưu nguồn lực ngay từ đầu.

Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu kế hoạch kinh doanh đầy đủ,  kèm hướng dẫn chi tiết từ A đến Z, MP Transformation sẽ chia sẻ với bạn quy trình lập kế hoạch theo từng bước rõ ràng. Cùng theo dõi nhé!

Kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh là một bản kế hoạch mô tả chi tiết cách doanh nghiệp sẽ vận hành trong một khoảng thời gian nhất định, có thể là một tháng, một quý hoặc cả năm. Bản kế hoạch này giúp doanh nghiệp nhìn rõ bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh, từ đó đánh giá hiệu suất, xác định điểm mạnh – điểm yếu và kịp thời điều chỉnh chiến lược nếu cần. Không chỉ vậy, lập kế hoạch kinh doanh còn là cơ hội để doanh nghiệp tìm ra những ý tưởng mới, định hướng rõ ràng hơn cho sự phát triển dài hạn và từng bước nâng cao vị thế trên thị trường.

Lợi ích của việc lập kế hoạch kinh doanh: 

• Định hướng rõ ràng cho doanh nghiệp: Kế hoạch kinh doanh giúp bạn xác định cụ thể mục tiêu, lộ trình và chiến lược thực hiện. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn duy trì được sự nhất quán và chủ động, kể cả khi đối mặt với những biến động bất ngờ từ thị trường.
• Giúp đánh giá hiệu suất và ra quyết định chính xác hơn: Khi có bản kế hoạch cụ thể, bạn dễ dàng so sánh giữa kết quả thực tế và mục tiêu đã đặt ra để điều chỉnh kịp thời, tránh lãng phí nguồn lực.
• Hỗ trợ gọi vốn và thu hút nhà đầu tư: Một bản kế hoạch kinh doanh chi tiết, chuyên nghiệp sẽ tăng độ tin cậy với ngân hàng, quỹ đầu tư hoặc đối tác kinh doanh.
• Phát hiện cơ hội và rủi ro tiềm ẩn: Trong quá trình lập kế hoạch, bạn sẽ phân tích thị trường, đối thủ và nội lực doanh nghiệp,  từ đó phát hiện được cơ hội mới và chủ động ứng phó với rủi ro.
• Tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban: Khi mọi người đều hiểu được định hướng và mục tiêu chung, việc phối hợp giữa các bộ phận sẽ trở nên hiệu quả và đồng bộ hơn.

Các thành phần chính của một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh

Tóm Tắt Điều Hành

Tóm tắt điều hành là phần quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh. Nó như một lời giới thiệu ngắn gọn nhưng đầy đủ, tổng hợp toàn bộ nội dung của kế hoạch. Mục tiêu chính của phần này là thu hút sự chú ý của người đọc, đặc biệt là các nhà đầu tư, để họ muốn tìm hiểu sâu hơn. Một tóm tắt điều hành hiệu quả cần nêu bật được mô hình kinh doanh độc đáo của bạn, thị trường mục tiêu, chiến lược phát triển và dự báo tài chính. Phần này thường được viết sau cùng, khi bạn đã hoàn thiện tất cả các mục khác, để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

Mô Tả Doanh Nghiệp

Mô tả doanh nghiệp giúp làm rõ bản chất và định hướng của tổ chức. Đây là nơi bạn thể hiện tầm nhìn và lý do tồn tại của mình.

• Tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị cốt lõi: Tầm nhìn là đích đến dài hạn, là mong muốn bạn muốn đạt được trong tương lai. Sứ mệnh là lý do bạn tồn tại, là mục đích mà doanh nghiệp của bạn phục vụ cho xã hội. Giá trị cốt lõi là những nguyên tắc và niềm tin định hình văn hóa và cách thức hoạt động của doanh nghiệp bạn. Chẳng hạn, một công ty công nghệ có thể có tầm nhìn trở thành “công ty dẫn đầu về công nghệ xanh” với sứ mệnh “mang đến giải pháp bền vững” và giá trị cốt lõi là “sáng tạo, trung thực, và trách nhiệm.”
• Lịch sử hình thành và phát triển: Chia sẻ về hành trình của doanh nghiệp giúp xây dựng lòng tin. Nó không chỉ là các mốc thời gian, mà còn là những câu chuyện về sự nỗ lực, khó khăn và thành công.

Nghiên Cứu, Phân Tích Thị Trường 

Phân tích khách hàng mục tiêu: Bạn cần xác định rõ ai là khách hàng mục tiêu của mình, họ có những đặc điểm gì (độ tuổi, thu nhập, sở thích…), và nhu cầu của họ là gì.

• Nhân khẩu học: Độ tuổi, giới tính, thu nhập, nghề nghiệp, tình trạng hôn nhân, vị trí địa lý (tại Việt Nam), khả năng chi trả cho sản phẩm/ dịch vụ,…
• Sở thích, nhu cầu, lối sống: Phân tích các yếu tố thuộc về tâm lý của khách hàng mục tiêu bao gồm: Sở thích xoay quanh sản phẩm/ dịch vụ, Nhu cầu liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ, Lối sống hàng ngày.
• Hành vi: Bao gồm cả hành vi online và hành vi mua sắm của khách hàng.

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Hiểu rõ đối thủ sẽ giúp bạn tìm ra lợi thế cạnh tranh riêng biệt co doanh nghiệp mình. Lựa chọn đối thủ cạnh tranh dựa trên 6 yếu tố: Quy mô, Sản phẩm, Giá, Phân phối, Xúc tiến, Phân khúc khách hàng.

Sau đó định vị thị trường theo Positioning Map – bản đồ định vị thương hiệu theo hai tiêu chí quan trọng mà khách hàng dùng để so sánh (ví dụ: giá cả, chất lượng, thiết kế, độ bền, mức độ tiện lợi…).

Cuối cùng là phân tích từ tổng quan đến chi tiết đối thủ, hãy xem xét điểm mạnh, điểm yếu của họ. Sản phẩm, giá cả và chiến lược marketing của họ ra sao? Việc này giúp bạn tìm ra lợi thế cạnh tranh riêng.

Phân tích xu hướng thị trường

Cập nhật các xu hướng mới giúp bạn điều chỉnh chiến lược kịp thời. Ví dụ, sự bùng nổ của thương mại điện tử đã thay đổi cách các doanh nghiệp tiếp cận khách hàng. Điều này nhấn mạnh rằng kế hoạch kinh doanh phải được cập nhật và điều chỉnh liên tục để thích ứng với sự thay đổi của thị trường và môi trường kinh doanh.

Xác Định Mục Tiêu Kinh Doanh

Việc xác định mục tiêu kinh doanh là bước khởi đầu cực kỳ quan trọng khi bạn lập kế hoạch kinh doanh. Nó giống như việc bạn đặt la bàn trước khi bắt đầu một hành trình. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp của bạn sẽ thiếu định hướng và khó đạt được thành công. Một mục tiêu kinh doanh tốt phải thật cụ thể và đo lường được.

Để xác định mục tiêu kinh doanh hiệu quả, bạn nên áp dụng nguyên tắc SMART:

S (Specific – Cụ thể): Mục tiêu cần rõ ràng, không chung chung. Thay vì nói “tăng doanh số”, hãy nói “tăng doanh số 20%”.

M (Measurable – Đo lường được): Bạn phải có khả năng đo lường tiến độ và kết quả của mục tiêu. Điều này liên quan đến các con số cụ thể như số lượng khách hàng mới, doanh thu, lợi nhuận.

A (Achievable – Khả thi): Mục tiêu cần thực tế và có thể đạt được với nguồn lực hiện có, tránh đặt ra những điều quá xa vời.

R (Relevant – Phù hợp): Mục tiêu phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và định hướng phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bạn muốn trở thành một doanh nghiệp bền vững, mục tiêu của bạn cần liên quan đến các hoạt động bảo vệ môi trường hoặc trách nhiệm xã hội.

T (Time-bound – Có thời hạn): Mỗi mục tiêu cần có một mốc thời gian cụ thể để hoàn thành. Điều này tạo áp lực và động lực để bạn hành động.

Mô Tả Sản Phẩm/Dịch Vụ

Đây là phần bạn trình bày chi tiết về những gì bạn cung cấp.

• Mô tả sản phẩm/dịch vụ của bạn, nhấn mạnh các tính năng và lợi ích nổi bật.
• Giải thích lý do tại sao sản phẩm/dịch vụ của bạn tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh.
• Kể một câu chuyện về cách sản phẩm/dịch vụ của bạn giải quyết một vấn đề cụ thể cho khách hàng.

Chiến Lược Marketing & Bán Hàng

Một chiến lược marketing và bán hàng rõ ràng sẽ là kim chỉ nam giúp bạn tiếp cận và giữ chân khách hàng.

• Chiến lược sản phẩm: Bạn sẽ phát triển sản phẩm như thế nào? Có cải tiến hay bổ sung tính năng gì không?
• Chiến lược giá: Đặt mức giá nào là phù hợp? Có các chương trình khuyến mãi hay giảm giá nào không?
• Chiến lược phân phối: Làm thế nào để sản phẩm đến tay khách hàng? Qua kênh online, offline hay cả hai?
• Chiến lược quảng bá: Bạn sẽ sử dụng những công cụ marketing nào (truyền thông xã hội, email marketing, quảng cáo…) để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ?

Cơ Cấu Tổ Chức & Nhân Sự

Phần này giới thiệu về đội ngũ đứng sau doanh nghiệp.

• Sơ đồ tổ chức, mô tả vai trò và trách nhiệm của từng vị trí.
• Thông tin về các thành viên chủ chốt, bao gồm kinh nghiệm và trình độ.
• Kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự trong tương lai.

Dự Báo Tài Chính

Đây là phần thể hiện tính khả thi về mặt tài chính của kế hoạch kinh doanh. Đây là một trong những phần khó nhưng quan trọng nhất, đặc biệt khi bạn cần huy động vốn.

• Ước tính chi phí ban đầu: Liệt kê tất cả các khoản chi phí cần thiết để khởi nghiệp, từ chi phí mua sắm thiết bị, thuê mặt bằng đến chi phí marketing ban đầu.
• Dự báo doanh thu và lợi nhuận: Đây là phần trình bày các con số dự kiến trong 3-5 năm tới. Bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Phân tích điểm hòa vốn: Xác định thời điểm doanh thu bằng chi phí, giúp bạn biết khi nào doanh nghiệp bắt đầu có lãi. Một kế hoạch kinh doanh thành công không chỉ nằm ở ý tưởng, mà còn nằm ở những con số tài chính rõ ràng, điều này đặc biệt cần thiết khi bạn phải thuyết phục các nhà đầu tư khó tính.

>>> Tìm hiểu thêm bài viết về chiến lược bán hàng:

Phụ lục

Phụ lục là nơi bạn đưa vào các tài liệu bổ sung để hỗ trợ cho kế hoạch.

• Các nghiên cứu thị trường chi tiết.
• Hồ sơ pháp lý, giấy phép kinh doanh.
• Sơ yếu lý lịch của các thành viên chủ chốt.
• Hình ảnh sản phẩm, thiết kế logo.

Quy trình 6 bước lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Bước 1: Nghiên cứu và thu thập dữ liệu

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch kinh doanh là nghiên cứu. Bạn cần thu thập thông tin chi tiết về thị trường, khách hàng mục tiêu, và đối thủ cạnh tranh. Hãy tìm hiểu xem nhu cầu của thị trường đang ở đâu, khách hàng của bạn là ai và đối thủ đang làm gì. Việc này giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.

Bước 2: Xây dựng mô hình kinh doanh

Sau khi có dữ liệu, bạn sẽ bắt đầu xây dựng mô hình kinh doanh cho mình. Đây là bản phác thảo cách doanh nghiệp của bạn tạo ra, phân phối và thu về giá trị. Hãy xác định rõ sản phẩm hoặc dịch vụ, cách bạn tiếp cận khách hàng và nguồn doanh thu chính. Việc xây dựng một mô hình kinh doanh vững chắc sẽ là nền tảng cho toàn bộ kế hoạch.

Bước 3: Viết nội dung từng phần

Bước này là biến các ý tưởng thành văn bản. Bạn sẽ lần lượt viết từng phần của kế hoạch kinh doanh, bao gồm tóm tắt điều hành, mô tả doanh nghiệp, phân tích thị trường, chiến lược marketing và dự báo tài chính. Hãy đảm bảo mỗi phần đều rõ ràng, chi tiết và có sự liên kết chặt chẽ với nhau.

Bước 4: Tổng hợp và hoàn thiện kế hoạch

Khi đã có tất cả các phần, bạn cần tổng hợp chúng lại thành một tài liệu hoàn chỉnh. Hãy đọc lại toàn bộ kế hoạch, chỉnh sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo các số liệu được thống nhất. Mục tiêu của bước này là tạo ra một bản kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp và dễ đọc, thể hiện sự nghiêm túc và tầm nhìn của bạn.

Bước 5: Thẩm định và đánh giá

Sau khi hoàn thiện, hãy đưa bản kế hoạch kinh doanh của bạn cho một vài người tin cậy đọc và góp ý. Đó có thể là một người bạn có kinh nghiệm trong kinh doanh, một cố vấn, hoặc thậm chí là một nhà đầu tư tiềm năng. Lắng nghe các ý kiến phản hồi giúp bạn phát hiện những điểm yếu và cải thiện kế hoạch trước khi chính thức triển khai.

Bước 6: Cập nhật và điều chỉnh

Đây là bước cuối cùng của một kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Nhiều người cho rằng kế hoạch kinh doanh chỉ cần làm một lần. Tuy nhiên, một kế hoạch kinh doanh xuất sắc phải là một tài liệu sống, liên tục được cập nhật và điều chỉnh.

Tại sao kế hoạch cần được cập nhật liên tục?

• Thị trường thay đổi: Khách hàng thay đổi sở thích, đối thủ thay đổi chiến lược. Bạn cần điều chỉnh để không bị tụt lại phía sau.
• Mô hình kinh doanh phát triển: Khi doanh nghiệp phát triển, bạn có thể tìm thấy những cơ hội mới hoặc gặp phải những thách thức không lường trước. Kế hoạch cũ có thể không còn phù hợp.
• Kế hoạch ban đầu là giả định: Các con số và chiến lược ban đầu chỉ là dự đoán. Sau khi hoạt động, bạn sẽ có dữ liệu thực tế để điều chỉnh kế hoạch chính xác hơn.

Khi nào cần cập nhật kế hoạch?

• Khi có sự thay đổi lớn: Khi bạn quyết định ra mắt sản phẩm mới, mở rộng thị trường, hoặc có sự thay đổi về nhân sự cấp cao.
• Theo chu kỳ: Định kỳ hàng quý hoặc hàng năm, hãy xem xét lại kế hoạch kinh doanh của bạn để đánh giá tiến độ và điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp. Điều này đảm bảo kế hoạch luôn phản ánh đúng thực tế hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch kinh doanh

Dù có nhiều doanh nghiệp đã nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kinh doanh, nhưng vẫn mắc phải một số sai lầm phổ biến dưới đây khiến kế hoạch không đạt hiệu quả như mong đợi:

• Không nghiên cứu thị trường kỹ: Thiếu thông tin về thị trường mục tiêu, xu hướng tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh sẽ dẫn đến chiến lược thiếu thực tế, khó triển khai và dễ thất bại.
• Mục tiêu mơ hồ: Đặt mục tiêu chung chung, không đo lường được hoặc không có thời hạn rõ ràng sẽ khiến kế hoạch thiếu định hướng và khó đánh giá kết quả.
• Thiếu kế hoạch tài chính rõ ràng: Nhiều doanh nghiệp không xây dựng dự báo chi tiết về doanh thu, chi phí và dòng tiền, dẫn đến rủi ro thiếu hụt vốn hoặc đầu tư sai hướng.
• Dự phòng rủi ro kém: Không chuẩn bị phương án ứng phó với các tình huống bất ngờ như thay đổi thị trường, thiếu nguyên vật liệu hay gián đoạn chuỗi cung ứng khiến doanh nghiệp dễ bị động khi gặp khủng hoảng. 

>>> Tìm hiểu thêm bài viết về 

Lời kết

Lập kế hoạch kinh doanh không chỉ là bước khởi đầu mà còn là kim chỉ nam xuyên suốt quá trình phát triển của doanh nghiệp. Một bản kế hoạch kinh doanh bài bản sẽ giúp bạn xác định mục tiêu rõ ràng, nắm bắt cơ hội, kiểm soát rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực hiệu quả hơn trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Khi bạn đã sẵn sàng biến ý tưởng thành hành động, việc sở hữu một kế hoạch kinh doanh toàn diện sẽ là nền tảng vững chắc để bắt đầu. Đừng bỏ qua những công cụ hỗ trợ và phương pháp lập kế hoạch tối ưu nguồn lực và từng bước khẳng định vị thế trên thị trường cạnh tranh!