Thủ thuật của CIO khi triển khai Outsourcing đa nguồn

Nhiều doanh nghiệp đang dần mất đi niềm tin tuyệt đối vào một nhà cung cấp duy nhất cho những hợp đồng gia công phần mềm lớn cỡ vài tỷ bảng Anh, thay vào đó họ chuyển sang tiếp cận các dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Khoảng 40% CIO tham gia cuộc khảo sát vào năm ngoái cho biết họ đã có kế hoạch tăng cường Outsourcing đa nguồn – theo đó các dịch vụ CNTT và một phần công việc nằm trong quy trình doanh nghiệp sẽ được đẩy ra ngoài cho nhiều nhà cung cấp thực hiện.

Khi nào các doanh nghiệp nên triển khai outsource đa nguồn?

Outsourcing đa nguồn, cũng như việc tiếp cận dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp tốt nhất, sẽ mang lại lối thoát cho những sai lầm phổ biến khi tự khóa mình vào một hợp đồng dài hạn với một nhà cung cấp duy nhất. Các hợp đồng outsourcing dài hạn với nhà cung cấp duy nhất có thể làm chậm tiến trình đổi mới, khuyến khích sự cẩu thả và giảm bớt mức độ hài lòng của khách hàng, do nhà cung cấp lúc này ở trong vành đai an toàn của một hợp đồng nhiều năm, khiến họ có ít động cơ tận dụng hết khả năng của mình.
Tuy nhiên, outsourcing đa nguồn cũng tồn tại những rủi ro của nó, đặc biệt là khả năng dự án bị vỡ lở do doanh nghiệp không kiểm soát được sự phối hợp giữa nhiều nhà cung cấp hoặc mối liên lạc giữa các nhà cung cấp bị phá vỡ.
Tại cuộc hội đàm gần đây nhất, các CIO đã chia sẻ suy nghĩ của mình về phương pháp kiểm soát các nhà cung cấp và làm thế nào để thu lợi tối đa từ các dự án soutsourcing đa nguồn.

Kiểm tra mức độ phù hợp

Những dự án nhỏ có thể không thích hợp khi bị chia chỏ và giao cho nhiều nhà cung cấp.
Các hợp đồng outsource thường yêu cầu các nhà cung cấp phải đầu tư trả trước và nếu tách một hợp đồng ra nhiều hợp đồng nhỏ hơn sẽ làm giảm giá trị của thương vụ đi rất nhiều. Các nhà cung cấp rất có thể sẽ từ chối phần công việc không mấy khả thi này.
Các doanh nghiệp cũng nên kiểm tra xem có bao nhiêu nhà cung cấp có đủ khả năng đảm nhiệm phần công việc họ muốn outsource.
Nếu danh sách nhà cung cấp quá nhỏ thì giải pháp outsourcing đa nguồn không phải là lựa chọn tốt nhất bởi vì sẽ có ít sự cạnh tranh giữa số ít nhà cung cấp này.

Cạnh tranh là tốt

Cạnh tranh lành mạnh khi cùng triển khai một hợp đồng outsourcing đa nguồn sẽ giúp các nhà cung cấp tập trung duy trì một chất lượng dịch vụ tốt nhất và liên tục được cải tiến – giúp họ luôn đặt câu hỏi “Bằng cách nào tôi có thể làm tốt hơn đối thủ của mình?”
Sự cạnh tranh mang tính xây dựng này có thể được khuyến khích bằng cách khen thưởng cho nhà cung cấp đạt hiệu quả công việc tốt nhất với phần công việc bổ sung hoặc một văn bản chứng nhận mà nhà cung cấp có thể sử dụng làm tham chiếu khi đấu thầu cho các hợp đồng khác trong tương lai.

Thưởng cho thành công chung

Các hợp đồng outsourcing đa nguồn có thể bị phá vỡ do mối tương quan giữa các nhà cung cấp. Ví dụ, khi một nhà cung cấp cần thay đổi một vài tính năng kỹ thuật cho hệ thống, nó có thể làm mất đi khả năng tương thích với phần hệ thống do nhà cung cấp khác triển khai. Việc tìm ra nguyên nhân và xử lý sự cố có thể còn phức tạp hơn do bên này đổ lỗi cho bên kia trong việc gây ra sai phạm.
Nhưng có nhiều nhà cung cấp không đồng nghĩa với việc các bên sẽ phải chống lại nhau. Các nhà cung cấp có thể được khuyến khích giúp đỡ thay vì cản trở lẫn nhau, bằng cách thiết lập cho họ những mục tiêu chung và trao phần thưởng xứng đáng cho những thành công mang tính cộng tác, trong khi vẫn duy trì thái độ cạnh tranh lành mạnh.

Đảm bảo nhà cung cấp hiểu rõ vấn đề

Điều quan trọng là doanh nghiệp và mỗi nhà cung cấp phải hiểu được nguyện vọng của mỗi bên.
Doanh nghiệp nên mời nhà cung cấp tới thăm quan tổ chức của mình để cho họ có một cái nhìn tổng quan về cách vận hành cũng như những gì họ cần hoàn thiện trong suốt dự án.
Chìa khóa cho thành công này đó là cần làm cho nhân viên thuộc mọi cấp độ của nhà cung cấp hiểu được doanh nghiệp muốn họ làm gì và như thế nào được gọi là thành công.

Khớp với mục tiêu kinh doanh của bạn

Trong bất kỳ hợp đồng outsource nào, mục tiêu của doanh nghiệp và các nhà cung cấp cũng có sự trái chiều nhất định – nhà cung cấp muốn tối đa hóa lợi nhuận trong khi doanh nghiệp muốn nhận được dịch vụ chất lượng và giá cả tốt nhất.
Tuy nhiên cả hai bên đều có thể ngồi lại đàm phán nhằm điều chỉnh, ở một mức độ nào đó, các mục tiêu của mình sao cho mỗi bên đều hiểu rõ cuối cùng họ mong muốn đạt được gì sau mối quan hệ hợp tác này, và đi đến sự thống nhất trên văn bản hợp đồng.
Chia sẻ mục tiêu cũng có khả năng làm cho nhà cung cấp chú ý hơn tới các trường hợp gây nguy hại tới mối quan hệ hoặc tới quá trình cung cấp dịch vụ của mình, nhờ đó các bên có thể tiến hành giải quyết những vấn đề này thuận lợi hơn.

Tác giả: Nick Heath

Biên dịch: Lelt – Nguồn: Silicon.com